Praktische factuurgids voor zzp’ers
Factuur maken als zzp’er: welke gegevens zijn verplicht?
Een correcte zzp-factuur is de basis voor je omzetadministratie, openstaande posten en btw-aangifte. Je factuurnummer, datum, bedrijfs- en klantgegevens, omschrijving, bedragen en btw-behandeling moeten duidelijk en controleerbaar zijn. In deze gids zie je welke gegevens je opneemt, hoe je factureert en welke fouten later voor onnodige correcties kunnen zorgen.
De belangrijkste factuurgegevens
- ✓Uniek en opvolgend factuurnummer
- ✓Factuurdatum en leveringsdatum
- ✓Jouw volledige bedrijfsgegevens
- ✓Gegevens van de klant
- ✓Omschrijving van de werkzaamheden
- ✓Bedragen en btw duidelijk vermelden
Waarom een correcte factuur belangrijk is
Een correcte factuur maakt duidelijk wat je hebt geleverd, welk bedrag de klant moet betalen en hoe de btw is verwerkt. De factuur moet daarnaast aansluiten op je opdracht, omzetadministratie, openstaande posten en btw-aangifte. Ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen leiden tot vragen, betaalvertragingen en correcties achteraf.
De belangrijkste onderdelen van een factuur
Factuurnummer
Gebruik een uniek en logisch opvolgend nummer, zodat iedere factuur afzonderlijk herkenbaar en terug te vinden is.
Bedrijfsgegevens
Vermeld onder andere je handelsnaam, volledige adresgegevens en de relevante fiscale identificatiegegevens.
Klantgegevens
Neem de volledige naam en het adres van de klant of onderneming op waarvoor de factuur is bestemd.
Omschrijving
Beschrijf duidelijk welke goederen of diensten je hebt geleverd en wat de omvang van de prestatie is.
Bedragen en btw
Vermeld bedragen exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
Betaalinformatie
Maak duidelijk binnen welke termijn en op welk rekeningnummer de klant de factuur kan betalen.
Wat hoort op een reguliere zzp-factuur?
Zo stel je een correcte factuur op
Controleer de klantgegevens
Gebruik de officiële bedrijfsnaam en controleer het juiste factuuradres voordat je de factuur opstelt.
Omschrijf je werkzaamheden
Vermeld duidelijk wat je hebt geleverd, over welke periode en eventueel hoeveel uren of producten het betreft.
Bereken het juiste bedrag
Bereken het bedrag exclusief btw, pas het juiste btw-tarief toe en controleer het totaalbedrag.
Nummer, verstuur en bewaar
Geef de factuur een uniek nummer, verstuur deze tijdig, volg de betaling en bewaar een kopie in je administratie.
Een factuur maken als zzp’er in het kort
Een factuur legt vast wat je hebt geleverd, aan wie, op welke datum en tegen welke vergoeding. De factuur is daarmee tegelijk een commercieel document, een betaalverzoek en een belangrijk onderdeel van je fiscale administratie.
Gebruik bij iedere factuur een uniek nummer, correcte klantgegevens, een duidelijke omschrijving, het juiste btw-tarief en een overzichtelijk totaalbedrag. Vermeld daarnaast betaalgegevens en een realistische betalingstermijn.
Controleer vóór verzending of de factuur aansluit op de opdracht, urenregistratie, prijsafspraak en btw-behandeling.
Uniek factuurnummer
Iedere factuur moet afzonderlijk herkenbaar en controleerbaar zijn.
Duidelijke prestatie
Omschrijf wat, wanneer en hoeveel je hebt geleverd.
Juiste btw
Gebruik het correcte tarief, verlegging of vrijstelling.
Betaalafspraak
Vermeld termijn, IBAN en eventuele referentie.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, dan moet je in veel gevallen een factuur uitreiken. Bij vooruitbetalingen voor zakelijke prestaties kan eveneens een factuurplicht gelden.
Bij leveringen aan particulieren bestaat meestal geen algemene factuurplicht, al gelden uitzonderingen. Ook zonder factuurplicht moet je de omzet volledig en controleerbaar in je administratie opnemen.
Een vrijwillig verstrekte factuur aan een particulier moet uiteraard ook juist zijn.
- ✓Zakelijke klant of rechtspersoon identificeren.
- ✓Controleren of sprake is van een levering of dienst.
- ✓Vooruitbetalingen afzonderlijk beoordelen.
- ✓Uitzonderingen voor particuliere klanten controleren.
- ✓Ook zonder factuur een volledige omzetregistratie bijhouden.
Factuur aan een ondernemer of aan een particulier
Bij zakelijke klanten is een volledige factuur doorgaans noodzakelijk, omdat de klant deze nodig heeft voor de eigen administratie en eventuele btw-aftrek.
Bij particuliere klanten zijn de factuureisen vaak minder dwingend, maar een duidelijke bon of factuur voorkomt discussies over prijs, garantie en levering.
Leg in beide gevallen vast wanneer de omzet is ontstaan en hoe de betaling is ontvangen.
Zakelijke klant
Volledige factuurgegevens en btw-behandeling zijn meestal vereist.
Particuliere klant
Niet altijd factuurplicht, maar omzetregistratie blijft verplicht.
Btw-aftrek
De zakelijke afnemer heeft een juiste factuur nodig.
Betaalbewijs
Bewaar ook pin-, bank- of contante betaalinformatie.
Alle verplichte factuurgegevens uitgelegd
Een reguliere btw-factuur moet voldoende informatie bevatten om leverancier, afnemer, prestatie, factuurmoment en btw te kunnen controleren.
Gebruik vaste velden in je factuursjabloon, zodat verplichte gegevens niet per ongeluk worden vergeten.
- ✓Jouw volledige naam of handelsnaam.
- ✓Volledig vestigings- of correspondentieadres.
- ✓Naam en volledig adres van de klant.
- ✓Btw-identificatienummer waar vereist.
- ✓KvK-nummer op zakelijke correspondentie.
- ✓Factuurdatum.
- ✓Uniek en opvolgend factuurnummer.
- ✓Datum waarop goederen of diensten zijn geleverd.
- ✓Duidelijke omschrijving van de prestatie.
- ✓Hoeveelheid, uren, periode of omvang.
- ✓Bedrag exclusief btw.
- ✓Btw-tarief per prestatie.
- ✓Btw-bedrag per tarief.
- ✓Totaalbedrag inclusief btw.
Hoe werkt een goede factuurnummering?
Factuurnummers moeten uniek en logisch opvolgend zijn. Een herkenbare reeks maakt controle eenvoudiger en voorkomt dat facturen dubbel worden geboekt.
Je kunt bijvoorbeeld werken met 2026-001, 2026-002 en verder. Aan het begin van een nieuw kalenderjaar kun je een nieuwe reeks starten, zolang de structuur duidelijk blijft.
Verander een definitief factuurnummer niet nadat de factuur is verzonden.
Uniek nummer
Gebruik ieder factuurnummer slechts één keer.
Logische reeks
Laat nummers op een herkenbare manier oplopen.
Jaarcode
Een jaar in het nummer maakt zoeken eenvoudiger.
Geen overschrijving
Corrigeer een verstuurde factuur met een creditfactuur.
Mag je een factuurnummer overslaan?
Een onverklaard gat in de factuurnummering kan vragen oproepen. Soms ontstaat een gat doordat een concept is verwijderd of software een nummer vooraf reserveert.
Leg vast waarom een nummer niet is gebruikt. Nog beter is om software zo in te stellen dat pas bij definitief maken een nummer wordt toegewezen.
Maak nooit achteraf een fictieve factuur om een gat alleen cosmetisch op te vullen.
- ✓Nummer pas toekennen bij definitief maken.
- ✓Oorzaak van een overgeslagen nummer vastleggen.
- ✓Geen dubbele nummers gebruiken.
- ✓Geen lege of fictieve facturen toevoegen.
- ✓Nummering periodiek controleren.
Factuurdatum en leveringsdatum
De factuurdatum is de datum waarop je de factuur opstelt. De leveringsdatum is de datum of periode waarin de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd.
Deze datums kunnen gelijk zijn, maar dat hoeft niet. Bij werkzaamheden over een maand kun je bijvoorbeeld de periode vermelden en de factuur enkele dagen later opstellen.
De factuurdatum is bij het factuurstelsel vaak bepalend voor het btw-tijdvak.
Factuurdatum
De datum waarop de factuur wordt opgesteld.
Leveringsdatum
De datum of periode van de prestatie.
Btw-tijdvak
De factuurdatum is vaak leidend voor de aangifte.
Werkperiode
Vermeld bijvoorbeeld ‘werkzaamheden juni 2026’.
Wanneer moet je de factuur uiterlijk versturen?
Voor veel prestaties aan andere ondernemers moet je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering uitreiken.
Eerder factureren is praktisch: je administratie is sneller bijgewerkt en de betaaltermijn begint eerder te lopen.
Factureer je te laat, dan kan de btw toch verschuldigd zijn in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.
- ✓Leveringsmaand vaststellen.
- ✓Factuur uiterlijk de volgende maand verzenden.
- ✓Factuurdatum niet kunstmatig uitstellen.
- ✓Btw in het juiste tijdvak verwerken.
- ✓Periodiek openstaande te factureren werkzaamheden controleren.
Een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden
Een omschrijving als ‘werkzaamheden’ is vaak te algemeen. De klant en een controleur moeten kunnen begrijpen waarvoor het bedrag wordt berekend.
Vermeld soort dienst, periode, project, aantallen of uren. Voeg eventueel een opdrachtnummer of klantreferentie toe.
Gebruik geen vertrouwelijke details die niet nodig zijn, maar wees wel concreet genoeg.
- ✓Soort dienst of product.
- ✓Project- of opdrachtnummer.
- ✓Datum of periode.
- ✓Aantal uren, stuks of eenheden.
- ✓Tarief per uur of per eenheid.
- ✓Eventuele afgesproken korting.
Factuur maken voor uren en uurtarieven
Werk je op uurbasis, vermeld dan het aantal uren, uurtarief en de periode waarop de uren betrekking hebben.
Laat het totaal aansluiten op je urenregistratie. Bij verschillende tarieven kun je afzonderlijke regels gebruiken.
Reiskosten, materialen en andere doorbelaste kosten vermeld je apart wanneer daarover afzonderlijke afspraken zijn gemaakt.
Aantal uren
Vermeld het totaal en eventueel een specificatie.
Uurtarief
Maak duidelijk of het tarief exclusief btw is.
Werkperiode
Geef aan wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Bijlagen
Voeg alleen een urenstaat toe wanneer dat is afgesproken.
Factuur maken voor producten of materialen
Bij producten vermeld je doorgaans de omschrijving, hoeveelheid, prijs per stuk en eventuele korting.
Wanneer verschillende producten onder verschillende btw-tarieven vallen, moet je de bedragen per tarief uitsplitsen.
Doorbelaste materialen vormen vaak onderdeel van je eigen prestatie. Gebruik daarom niet automatisch de btw-behandeling van de oorspronkelijke leveranciersfactuur.
- ✓Productomschrijving.
- ✓Aantal of gewicht.
- ✓Prijs per eenheid.
- ✓Korting per regel of totaal.
- ✓Btw-tarief per productgroep.
- ✓Eventuele verzend- of bezorgkosten.
Factureren met vaste prijzen, abonnementen en termijnen
Bij een vaste projectprijs beschrijf je welke fase of prestatie wordt gefactureerd. Bij abonnementen vermeld je de abonnementsperiode.
Werk je met maandelijkse termijnen, maak dan duidelijk of het gaat om een voorschot, vaste vergoeding of afrekening.
Laat facturen aansluiten op de overeenkomst, zodat geen onduidelijkheid ontstaat over reeds gefactureerde en nog te leveren onderdelen.
Vaste prijs
Verwijs naar project, fase of overeengekomen prestatie.
Abonnement
Vermeld begin- en einddatum van de periode.
Termijnfactuur
Benoem het termijnnummer en de projectfase.
Eindafrekening
Verreken eerdere voorschotten duidelijk.
Aanbetaling, voorschot en deelfactuur
Een aanbetaling of voorschot kan al btw-gevolgen hebben. Maak daarom een duidelijke factuur waarop staat dat het om een vooruitbetaling gaat.
Bij de eindfactuur vermeld je het totale projectbedrag en trek je eerder gefactureerde voorschotten af.
Een deelfactuur hoort bij een afzonderlijke fase of gedeeltelijke levering. Houd voorschotten en echte deelprestaties administratief uit elkaar.
- ✓Aard van de betaling benoemen.
- ✓Factuurdatum en btw correct verwerken.
- ✓Project- of opdrachtnummer vermelden.
- ✓Eerdere voorschotten op eindfactuur verrekenen.
- ✓Openstaand restant duidelijk tonen.
Btw berekenen op je factuur
Bereken eerst het bedrag exclusief btw en pas daarna het juiste btw-tarief toe. Rond bedragen consequent af.
Lever je prestaties met verschillende tarieven, splits dan grondslag en btw per tarief uit.
Btw wordt niet bepaald door je rechtsvorm of klanttype alleen, maar vooral door de aard en plaats van de prestatie.
21% btw
Het algemene tarief voor de meeste diensten en goederen.
9% btw
Alleen voor wettelijk aangewezen prestaties.
0% btw
Voor specifieke binnenlandse en internationale situaties.
Vrijstelling
Geen btw berekenen en vaak beperkte vooraftrek.
Meerdere btw-tarieven op één factuur
Eén factuur mag meerdere btw-tarieven bevatten. Maak per tarief zichtbaar welke vergoeding daarbij hoort en hoeveel btw daarover wordt berekend.
Bij samengestelde prestaties moet eerst worden beoordeeld of sprake is van één prestatie of meerdere afzonderlijke prestaties.
Splits goederen of diensten niet kunstmatig alleen om een ander btw-tarief te gebruiken.
- ✓Regels per btw-tarief groeperen.
- ✓Subtotaal exclusief btw per tarief tonen.
- ✓Btw-bedrag per tarief tonen.
- ✓Totaal inclusief btw controleren.
- ✓Samengestelde prestatie inhoudelijk beoordelen.
Factureren onder de kleineondernemersregeling
Neem je deel aan de KOR, dan bereken je in beginsel geen btw aan je klanten. Vermeld dus geen btw-bedrag alsof je reguliere btw-ondernemer bent.
Een passende vermelding op de factuur maakt duidelijk dat je de KOR toepast.
Volg je omzet gedurende het jaar zorgvuldig, omdat overschrijding van de omzetgrens gevolgen heeft vanaf de levering of dienst waarmee je de grens overschrijdt.
- ✓Geen btw-bedrag op de factuur.
- ✓KOR-vermelding duidelijk opnemen.
- ✓Omzetgrens gedurende het jaar volgen.
- ✓Overgang naar reguliere btw tijdig verwerken.
- ✓Oude factuursjablonen aanpassen wanneer je status wijzigt.
Factuur met btw verlegd
Bij btw-verlegging brengt de leverancier geen gewone btw in rekening. De afnemer berekent en verwerkt de btw in de eigen aangifte.
Vermeld duidelijk ‘btw verlegd’ en het btw-identificatienummer van de afnemer. Welke overige eisen en aangifterubrieken gelden, hangt af van de situatie.
Gebruik verlegging niet alleen omdat de klant daarom vraagt.
- ✓Wettelijke grond voor verlegging controleren.
- ✓Geen afzonderlijk btw-bedrag berekenen.
- ✓‘Btw verlegd’ vermelden.
- ✓Btw-identificatienummer van de afnemer opnemen.
- ✓Omzet in de juiste aangifterubriek verwerken.
Factuur aan een zakelijke klant in een ander EU-land
Bij veel B2B-diensten aan ondernemers in andere EU-landen wordt de btw naar de klant verlegd. Controleer het buitenlandse btw-identificatienummer en bewaar het resultaat.
Vermeld beide btw-identificatienummers en ‘btw verlegd’. De omzet komt vaak terug in rubriek 3b en de opgaaf ICP.
Voor goederen en bijzondere diensten kunnen andere regels gelden.
- ✓Land en ondernemersstatus van de klant controleren.
- ✓Btw-identificatienummer valideren.
- ✓Plaats van dienst bepalen.
- ✓Beide btw-identificatienummers vermelden.
- ✓‘Btw verlegd’ opnemen.
- ✓Btw-aangifte en opgaaf ICP laten aansluiten.
Factuur bij goederen naar een ander EU-land
Bij een intracommunautaire levering factureer je onder voorwaarden met 0% btw. Je moet kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd en dat de afnemer een geldig btw-identificatienummer heeft.
Vermeld beide btw-identificatienummers en een aanduiding waaruit blijkt dat het om een intracommunautaire levering gaat.
De omzet moet correct worden verwerkt in de btw-aangifte en opgaaf ICP.
- ✓Geldig buitenlands btw-identificatienummer.
- ✓Vervoer naar ander EU-land aantonen.
- ✓0% btw alleen bij volledige onderbouwing.
- ✓Beide btw-identificatienummers op factuur.
- ✓Aangifte en ICP tijdig verwerken.
Factuur aan een klant buiten de EU
Bij klanten buiten de EU hangt de btw-behandeling af van goederen of diensten, het type klant en de plaats waar de prestatie belast is.
Zet niet automatisch 0% op iedere buitenlandse factuur. Beoordeel de transactie en bewaar bewijs van export of buitenlandse ondernemersstatus.
Een factuur mag in een andere taal of valuta worden opgesteld, maar de btw-administratie moet controleerbaar blijven.
- ✓Land en klanttype bepalen.
- ✓Plaats van levering of dienst beoordelen.
- ✓Export- of ondernemersbewijs bewaren.
- ✓Correcte factuurvermelding gebruiken.
- ✓Valuta voor de btw-administratie omrekenen.
Factuur in vreemde valuta
Je mag commerciële bedragen in een vreemde valuta vermelden. Voor de Nederlandse btw-aangifte moeten relevante bedragen naar euro’s worden omgerekend.
Vermeld welke valuta wordt gebruikt en voorkom verwarring tussen bijvoorbeeld euro en dollar.
Leg de gebruikte wisselkoers en datum vast, zodat de boeking later controleerbaar is.
Valutacode
Gebruik bijvoorbeeld EUR, USD of GBP.
Wisselkoers
Leg koersbron en relevante datum vast.
Btw in euro
Verwerk de btw-aangifte volgens de geldende omrekenregels.
Koersverschil
Betaaldatum kan een boekhoudkundig koersverschil opleveren.
Factuur in het Engels of een andere taal
Je mag een factuur in een andere taal opstellen wanneer de klant dat nodig heeft. Zorg dat de inhoud voor beide partijen duidelijk blijft.
Gebruik consistente vertalingen voor invoice date, delivery date, VAT, reverse charge en payment term.
De Nederlandse administratie moet bij controle begrijpelijk en toegankelijk zijn.
- ✓Bedrijfs- en klantgegevens ongewijzigd overnemen.
- ✓Btw-termen correct vertalen.
- ✓Valuta duidelijk vermelden.
- ✓Factuurnummering gelijk houden.
- ✓Nederlandse administratie controleerbaar houden.
Digitale factuur, pdf, UBL en e-factuur
Een pdf-factuur per e-mail is een digitale factuur, maar niet automatisch een gestructureerde e-factuur. Een echte e-factuur bevat gegevens in een formaat dat software automatisch kan verwerken.
UBL is een veelgebruikt gestructureerd formaat. Via netwerken zoals Peppol kunnen e-facturen veilig tussen systemen worden verzonden.
Bij factureren aan overheden kan een echte e-factuur verplicht of gewenst zijn. Controleer de inkoopvoorwaarden van de klant.
Pdf-factuur
Visueel document dat meestal handmatig of met herkenning wordt verwerkt.
UBL
Gestructureerd gegevensbestand voor automatische verwerking.
Peppol
Netwerk voor veilige uitwisseling van e-facturen.
Overheidsklant
Controleer ordernummer, OIN en e-factuureisen.
Is een pdf per e-mail rechtsgeldig?
Een factuur mag digitaal worden verzonden, bijvoorbeeld als pdf per e-mail. De factuur moet inhoudelijk aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur.
Bewaar de digitale factuur in de vorm waarin deze is verzonden. Alleen een afdruk bewaren is niet altijd voldoende wanneer het origineel digitaal was.
Zorg dat het bestand leesbaar blijft en later eenvoudig terug te vinden is.
- ✓Definitieve pdf bewaren.
- ✓Verzenddatum en e-mail zo nodig vastleggen.
- ✓Geen bewerkbaar concept als definitief archief gebruiken.
- ✓Bestandsnaam koppelen aan factuurnummer.
- ✓Back-up van digitale administratie regelen.
Vereenvoudigde factuur tot €100 inclusief btw
Voor bepaalde facturen met een totaalbedrag van maximaal €100 inclusief btw gelden vereenvoudigde factuureisen.
Ook een document dat een oorspronkelijke factuur wijzigt, kan onder voorwaarden als vereenvoudigde factuur gelden.
Er zijn uitzonderingen. Gebruik daarom niet automatisch een kassabon of verkorte factuur bij internationale transacties.
- ✓Factuurbedrag maximaal €100 inclusief btw.
- ✓Datum van uitreiking.
- ✓Identiteit van de leverancier.
- ✓Aard van goederen of diensten.
- ✓Verschuldigde btw of gegevens om deze te berekenen.
- ✓Uitzonderingen voor bijzondere transacties controleren.
Betalingstermijn op de factuur
Een betalingstermijn maakt duidelijk wanneer de klant moet betalen. Veel ondernemers kiezen 14 of 30 dagen, maar afspraken in overeenkomst of algemene voorwaarden zijn leidend.
Vermeld bij voorkeur een concrete vervaldatum naast de termijn. Dat voorkomt discussie over de startdatum.
Een korte termijn helpt alleen wanneer facturen snel, correct en naar het juiste adres worden verzonden.
14 dagen
Veelgebruikt bij kleinere opdrachten en zzp-diensten.
30 dagen
Gebruikelijk bij veel zakelijke klanten.
Vervaldatum
Noem een concrete uiterste betaaldatum.
Afspraken
Laat de factuur aansluiten op contract en voorwaarden.
Welke betaalgegevens vermeld je?
Vermeld je IBAN, tenaamstelling en eventueel BIC bij internationale betalingen. Geef aan welk kenmerk de klant moet gebruiken.
Een betaallink of QR-code kan betalen eenvoudiger maken, maar vervangt de wettelijke factuurgegevens niet.
Controleer rekeninggegevens zorgvuldig om betaalvertraging en fraude te voorkomen.
- ✓IBAN.
- ✓Naam van rekeninghouder.
- ✓BIC wanneer relevant.
- ✓Factuurnummer als betalingskenmerk.
- ✓Betaallink of QR-code optioneel.
- ✓Duidelijke vervaldatum.
Openstaande facturen opvolgen
Een factuurproces stopt niet na verzending. Controleer regelmatig welke facturen vervallen en welke betalingen nog niet zijn gekoppeld.
Stuur eerst een vriendelijke herinnering en bouw daarna een duidelijke opvolging op. Houd contactmomenten en afspraken bij.
Een goed debiteurenproces verbetert je cashflow en voorkomt dat oude vorderingen onnodig blijven staan.
Controle
Bekijk wekelijks openstaande en vervallen facturen.
Herinnering
Stuur snel na de vervaldatum een duidelijk bericht.
Afspraken
Leg een betalingsregeling schriftelijk vast.
Escalatie
Bepaal wanneer aanmaning of incasso passend is.
Een verstuurde factuur corrigeren
Pas een verstuurde factuur niet stilzwijgend aan. Wanneer het bedrag omlaag moet, maak je een creditfactuur. Daarna kan een nieuwe correcte factuur nodig zijn.
Moet het bedrag omhoog, dan maak je meestal een aanvullende factuur.
Bewaar alle documenten, zodat zichtbaar blijft wat oorspronkelijk is gefactureerd en hoe de correctie is verwerkt.
- ✓Oorspronkelijke factuur niet verwijderen.
- ✓Reden van correctie vastleggen.
- ✓Creditfactuur bij vermindering.
- ✓Aanvullende of nieuwe factuur bij verhoging.
- ✓Btw en betaling corrigeren.
- ✓Klant informeren.
Facturen bewaren en terugvinden
Verstuurde en ontvangen facturen behoren tot je administratie. De algemene bewaartermijn is zeven jaar. Voor gegevens rond onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen kan tien jaar gelden.
Bewaar digitale facturen in digitale vorm en zorg dat bestanden leesbaar en controleerbaar blijven.
Gebruik een vaste mappenstructuur of boekhoudpakket met zoekfunctie op factuurnummer, klant en datum.
- ✓Verkoopfacturen minimaal zeven jaar bewaren.
- ✓Digitale originelen digitaal bewaren.
- ✓Facturen koppelen aan betalingen.
- ✓Creditfacturen bij oorspronkelijke factuur bewaren.
- ✓Back-ups en toegangsbeheer regelen.
- ✓Langere termijn bij bijzondere situaties beoordelen.
Veelgemaakte fouten bij facturen
Factuurfouten zorgen voor vertraging, onjuiste btw en extra herstelwerk. Een vaste controle vóór verzending voorkomt het grootste deel van deze problemen.
- ✕Verkeerde of onvolledige klantnaam.
- ✕Onjuist factuuradres.
- ✕Dubbel factuurnummer.
- ✕Onduidelijke omschrijving.
- ✕Factuurdatum of leverdatum vergeten.
- ✕Verkeerd btw-tarief.
- ✕Btw-bedrag verkeerd afgerond.
- ✕Btw verlegd zonder geldige reden.
- ✕KOR-factuur met btw.
- ✕Verkeerde betaaltermijn.
- ✕Oud IBAN gebruiken.
- ✕Factuur niet in administratie boeken.
- ✕Digitale factuur alleen afdrukken en origineel verwijderen.
Complete factuurchecklist vóór verzending
Doorloop deze checklist voordat je een factuur definitief maakt en verstuurt.
- ✓Klantnaam en adres zijn gecontroleerd.
- ✓Factuurnummer is uniek en opvolgend.
- ✓Factuurdatum is correct.
- ✓Leveringsdatum of periode staat vermeld.
- ✓Omschrijving is duidelijk.
- ✓Aantal, uren of eenheden kloppen.
- ✓Prijs sluit aan op de afspraak.
- ✓Korting en bijkomende kosten zijn verwerkt.
- ✓Btw-tarief of bijzondere regeling is juist.
- ✓Btw-bedrag en totaal zijn nagerekend.
- ✓IBAN en betalingskenmerk zijn correct.
- ✓Betalingstermijn en vervaldatum zijn duidelijk.
- ✓Bijlagen zijn toegevoegd wanneer afgesproken.
- ✓Factuur is in de administratie opgeslagen.
Digitaal factureren met Countivo en Minox
Countivo helpt bij het inrichten van een professioneel factuursjabloon, factuurnummering en btw-codes. Zo sluiten verkoopfacturen direct aan op de administratie en btw-aangifte.
Standaard kunnen documenten digitaal worden aangeleverd via een persoonlijk Scan & Herken e-mailadres. Voor veel losse bonnetjes kan een ondernemersapp praktisch zijn.
Een eigen Minox-licentie is optioneel wanneer je zelf wilt factureren of in de administratie wilt meekijken. De licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw.* Countivo rekent hier geen extra softwareopslag over.
*De genoemde prijs van de Minox-licentie kan wijzigen. Voor de start bevestigt Countivo de actuele licentiekosten.
Factuursjabloon
Correcte vaste gegevens en professionele opmaak.
Automatische boeking
Verkoopfacturen sluiten direct aan op debiteuren en btw.
Openstaande posten
Inzicht in betaalde en vervallen facturen.
Persoonlijke controle
Eén vast aanspreekpunt voor vragen en correcties.
Wanneer professionele factuurcontrole verstandig is
Laat je factuurproces controleren wanneer je verschillende btw-tarieven gebruikt, buitenlandse klanten hebt, met voorschotten werkt of regelmatig facturen corrigeert.
Een goede inrichting aan de voorkant voorkomt structurele fouten in omzet, debiteuren en btw-aangiften.
- ✓Eerste facturen als startende zzp’er.
- ✓Nieuwe activiteit met ander btw-tarief.
- ✓Facturen aan buitenlandse klanten.
- ✓Btw-verlegging of 0%-tarief.
- ✓Voorschotten en termijnfacturen.
- ✓KOR-start of beëindiging.
- ✓Veel openstaande facturen.
- ✓Overstap naar nieuwe software.
Bronnen en laatste inhoudelijke controle
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 17 augustus 2026. Fiscale en arbeidsrechtelijke regels kunnen wijzigen. Jaarbedragen voor 2027 zijn alleen opgenomen wanneer daarvoor op deze datum een officiële bron of aangekondigd wets-/beleidsvoorstel beschikbaar is.
Voor bedragen of regels die nog niet definitief zijn vastgesteld voor 2027, vermeldt deze pagina dat expliciet. Controleer bij beslissingen altijd de actuele officiële publicatie.
Over de auteur
Deze pagina is opgesteld voor Countivo Administratie. Geoffrey Correa de Gudino is boekhouder en eigenaar van Countivo Administratie en ondersteunt ondernemers bij administratie, btw, jaarcijfers en fiscale aandachtspunten.
De inhoud is bedoeld als algemene praktische uitleg. De juiste verwerking kan afhangen van je rechtsvorm, feiten en omstandigheden en de op dat moment geldende wet- en regelgeving.
Laat je facturatie professioneel inrichten
Controle van verkoopfacturen, btw en openstaande posten kan onderdeel zijn van de vaste Countivo-pakketten. Countivo Start begint vanaf €70 per maand, exclusief 21% btw. Welke ondersteuning passend is, hangt af van je administratie, aantal mutaties en gewenste werkwijze.
- ✓Controle en inrichting van je factuursjabloon
- ✓Juiste btw-codes en factuurnummering
- ✓Aansluiting met boekhouding en btw-aangifte
- ✓Persoonlijk contact met één vast aanspreekpunt
Bekijk ook onze diensten en kennisbank
Bekijk andere diensten van Countivo en lees praktische informatie over boekhouding, btw, belastingen en zakelijke kosten.
Boekhouding voor startende zzp’ers
Richt je administratie vanaf je eerste verkoopfactuur goed in.
Btw voor startende zzp’ers
Lees hoe btw op je factuur doorwerkt in de eerste aangifte.
Btw verlegd
Bekijk wanneer je zonder btw factureert en wat je moet vermelden.
Creditfactuur maken
Lees hoe je een eerder verstuurde factuur correct herstelt.
Boekhouder voor startende zzp’ers
Krijg hulp bij facturatie, boekhouding en je eerste aangiften.
Bekijk onze tarieven
Bekijk het starterspakket en wat Countivo voor je kan verzorgen.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op vragen die ondernemers vaak stellen voordat zij hun administratie uitbesteden.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Een reguliere factuur bevat onder meer een uniek nummer, factuurdatum, gegevens van leverancier en klant, leverdatum, omschrijving, bedragen exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal.
Moet iedere zzp’er facturen maken?
Bij leveringen of diensten aan andere ondernemers en rechtspersonen bestaat in veel gevallen een factuurplicht. Voor particulieren gelden vaak andere regels.
Moet ik een factuur maken voor een particulier?
Niet altijd. Er bestaan uitzonderingen, maar je omzet moet wel volledig en controleerbaar worden geregistreerd.
Moet mijn KvK-nummer op de factuur?
Ondernemers die in het Handelsregister zijn ingeschreven vermelden hun KvK-nummer doorgaans op zakelijke correspondentie en facturen.
Moet mijn btw-identificatienummer op de factuur?
Wanneer je reguliere btw factureert en de volledige factuureisen gelden, vermeld je je btw-identificatienummer.
Moet het btw-nummer van mijn klant op de factuur?
Bij gewone binnenlandse facturen niet altijd. Bij btw-verlegging en bepaalde internationale transacties is het wel vereist.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Gebruik unieke en logisch opvolgende nummers, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en verder.
Mag ik ieder jaar opnieuw bij factuurnummer 1 beginnen?
Ja. Een nieuwe jaarreeks is mogelijk wanneer de opbouw duidelijk en ieder nummer uniek blijft.
Mag ik een factuurnummer overslaan?
Voorkom onverklaarde gaten. Leg vast waarom een nummer niet is gebruikt wanneer dit toch gebeurt.
Mag ik een factuurnummer achteraf wijzigen?
Wijzig een verstuurde factuur niet stilzwijgend. Gebruik een creditfactuur en zo nodig een nieuwe correcte factuur.
Wat is het verschil tussen factuurdatum en leverdatum?
De factuurdatum is de datum waarop je factureert. De leverdatum is de datum of periode waarin je hebt geleverd.
Wanneer moet ik mijn factuur versturen?
Voor veel zakelijke prestaties uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.
Welke omschrijving zet ik op de factuur?
Beschrijf concreet welke dienst of goederen je hebt geleverd, inclusief periode, aantallen, uren of projectreferentie.
Moet ik mijn uren specificeren?
Vermeld in elk geval het aantal uren, tarief en periode. Een uitgebreide urenstaat is alleen nodig wanneer dat is afgesproken.
Kan ik een vaste prijs factureren?
Ja. Beschrijf duidelijk welke projectfase of prestatie onder de vaste prijs valt.
Hoe factureer ik een abonnement?
Vermeld de abonnementsperiode, vaste vergoeding, btw en eventuele aanvullende prestaties.
Hoe factureer ik een aanbetaling?
Maak een duidelijke voorschotfactuur en verwerk het voorschot later herkenbaar op de eindfactuur.
Hoe maak ik een deelfactuur?
Vermeld project, fase, termijnnummer en welk deel van het totale bedrag wordt gefactureerd.
Moet ik altijd 21% btw rekenen?
Nee. Het tarief hangt af van de prestatie. Er bestaan ook 9%, 0%, vrijstellingen en verleggingsregelingen.
Kan ik meerdere btw-tarieven op één factuur gebruiken?
Ja. Splits bedragen exclusief btw en btw-bedragen duidelijk per tarief uit.
Wat vermeld ik bij de KOR?
Je berekent in beginsel geen btw en neemt een duidelijke KOR-vermelding op.
Wat vermeld ik wanneer de btw is verlegd?
Bereken geen gewone btw, vermeld ‘btw verlegd’ en neem het btw-identificatienummer van de afnemer op.
Hoe factureer ik een ondernemer in een ander EU-land?
Bij veel B2B-diensten wordt de btw verlegd. Controleer het btw-nummer en beoordeel de opgaaf ICP.
Hoe factureer ik goederen aan een EU-ondernemer?
Onder voorwaarden factureer je een intracommunautaire levering met 0% btw en vermeld je beide btw-identificatienummers.
Hoe factureer ik een klant buiten de EU?
Dat hangt af van goederen of diensten, klanttype en plaats van belasting. Gebruik niet automatisch 0%.
Mag ik een factuur in het Engels maken?
Ja. Zorg dat de gegevens, btw-termen, valuta en betaalafspraken duidelijk en controleerbaar blijven.
Mag ik in dollars of ponden factureren?
Ja. Voor de Nederlandse btw-administratie moeten relevante bedragen naar euro’s worden omgerekend.
Is een pdf per e-mail een geldige factuur?
Ja. De pdf moet inhoudelijk aan de factuureisen voldoen en digitaal worden bewaard.
Is een pdf hetzelfde als een e-factuur?
Nee. Een echte e-factuur bevat gestructureerde gegevens die software automatisch kan verwerken.
Wat is een UBL-factuur?
UBL is een gestructureerd bestandsformaat waarmee factuurgegevens automatisch kunnen worden verwerkt.
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk waarmee organisaties veilig gestructureerde e-facturen kunnen uitwisselen.
Moet ik e-factureren aan de overheid?
Dat kan verplicht zijn. Controleer de inkoopvoorwaarden, orderreferentie en eventuele OIN-gegevens.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde factuur maken?
Onder meer bij een totaalbedrag van maximaal €100 inclusief btw, behalve in bepaalde uitzonderingssituaties.
Welke betalingstermijn mag ik gebruiken?
Je kunt bijvoorbeeld 14 of 30 dagen afspreken. Contract, algemene voorwaarden en wettelijke grenzen blijven relevant.
Moet een vervaldatum op de factuur?
Een concrete vervaldatum is niet altijd verplicht, maar wel duidelijk en praktisch.
Welke bankgegevens zet ik op de factuur?
Vermeld IBAN, rekeninghouder en eventueel BIC en betalingskenmerk.
Mag ik een betaallink toevoegen?
Ja. Een betaallink of QR-code is aanvullend en vervangt de overige factuurgegevens niet.
Wat doe ik als een klant niet betaalt?
Controleer de betaling, stuur een herinnering en leg eventuele betaalafspraken schriftelijk vast.
Mag ik een onbetaalde factuur verwijderen?
Nee. De vordering blijft bestaan. Voor oninbare vorderingen gelden aparte regels.
Hoe corrigeer ik een foutieve factuur?
Maak bij een vermindering een creditfactuur en daarna zo nodig een nieuwe correcte factuur.
Hoe lang moet ik verkoopfacturen bewaren?
De algemene bewaartermijn is zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen kan tien jaar gelden.
Moet ik digitale facturen digitaal bewaren?
Ja. Bewaar digitale facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen.
Kan Countivo mijn factuursjabloon controleren?
Ja. Countivo kan bedrijfsgegevens, nummering, btw, betaalinformatie en administratieve verwerking controleren.
Kan Countivo helpen met openstaande facturen?
Countivo kan helpen bij het inrichten van een overzichtelijke debiteurenadministratie en het aansluiten van betalingen.
Heb ik een eigen Minox-licentie nodig?
Niet verplicht. Een eigen Minox-licentie is optioneel wanneer je zelf wilt factureren of in de administratie wilt meekijken. De licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw.*
Zijn softwarekosten inbegrepen?
Countivo rekent geen extra softwareopslag. Eventuele kosten voor een optionele ondernemersapp en de Minox-licentie zijn niet inbegrepen.
Nog vragen?
Neem contact op en ontdek wat Countivo voor jouw onderneming kan betekenen.
Wil je jouw facturatie direct goed inrichten?
Countivo helpt je met een correcte factuuropmaak, logische nummering en een administratie die aansluit op je btw-aangifte. Zo factureer je professioneel en houd je grip op omzet en openstaande betalingen.
Plan gratis kennismaking via WhatsApp