Digitale boekhouding met menselijke controle
Online boekhouder voor zzp, mkb en bv
Zoek je een online boekhouder zonder het persoonlijke contact te verliezen? Countivo combineert digitale aanlevering, bankverwerking en automatisering met controle door een boekhouder. Je stuurt facturen en bonnetjes online aan, de afgesproken aangiften worden verzorgd en je houdt één vast aanspreekpunt, waar je ook onderneemt in Nederland.
Zo werkt online boekhouden met Countivo
- ✓Facturen aanleveren via Scan & Herken
- ✓Bankmutaties digitaal verwerken en controleren
- ✓Optionele ondernemersapp voor losse bonnetjes
- ✓Optionele Minox-licentie voor facturatie en inzicht
- ✓Btw-aangiften en jaarafsluiting laten verzorgen
- ✓Persoonlijk contact met één vast aanspreekpunt
Online boekhouden zonder anoniem platform
Online boekhouden betekent bij Countivo dat documenten, bankgegevens en administratieve processen digitaal worden verwerkt. Dat betekent niet dat je alles zelf moet doen of alleen met software werkt. Automatisering helpt bij herkenning en verwerking, terwijl een boekhouder controleert of boekingen logisch zijn, btw correct wordt toegepast en cijfers aansluiten op je onderneming. Zo profiteer je van snelheid en gemak zonder persoonlijk contact en professionele beoordeling te verliezen.
Waarom kiezen voor een online boekhouder?
Eenvoudig digitaal aanleveren
Stuur facturen en scans via een persoonlijke digitale aanleverroute.
Snellere verwerking
Documenten en bankmutaties kunnen efficiënter worden gekoppeld en gecontroleerd.
Persoonlijke controle
Automatische voorstellen worden beoordeeld voordat ze de basis vormen voor aangiften.
Landelijk samenwerken
Je kunt vanuit iedere plaats in Nederland met Countivo samenwerken.
Vast aanspreekpunt
Je houdt persoonlijk contact met iemand die jouw onderneming kent.
Meer inzicht
Een actuele administratie geeft beter zicht op omzet, kosten, winst en belasting.
Wat regelt Countivo als online boekhouder?
Zo werkt online samenwerken met Countivo
Kennismaken en afstemmen
We bespreken je onderneming, huidige administratie en welke werkzaamheden je zelf wilt blijven doen.
Digitale werkwijze inrichten
Je krijgt een persoonlijke aanleverroute en waar passend een bankkoppeling of aanvullende softwareoptie.
Doorlopend verwerken en controleren
Facturen, bonnetjes en bankmutaties worden verwerkt en gecontroleerd volgens de gemaakte afspraken.
Aangiften en inzicht
Countivo verzorgt de afgesproken aangiften en bespreekt relevante cijfers en aandachtspunten.
Wat is een online boekhouder?
Een online boekhouder verwerkt je administratie digitaal en combineert software met professionele controle en persoonlijke begeleiding. Je levert facturen, bonnetjes, bankgegevens en andere informatie online aan.
De online boekhouder beoordeelt vervolgens de verwerking, controleert uitzonderingen en verzorgt de afgesproken aangiften en jaarafsluiting. De samenwerking vindt digitaal plaats, maar je houdt persoonlijk contact.
Het belangrijkste verschil met alleen een boekhoudprogramma is dat er iemand meekijkt naar de juistheid, fiscale verwerking en samenhang van je administratie.
Digitale aanlevering
Documenten en gegevens worden online aangeleverd en verwerkt.
Menselijke controle
Een boekhouder beoordeelt boekingen en uitzonderingen.
Actuele administratie
Regelmatige verwerking geeft sneller inzicht in je cijfers.
Persoonlijke begeleiding
Je hebt een vast aanspreekpunt voor vragen en uitleg.
Online boekhouder of boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma is software waarmee je zelf facturen, bankmutaties en boekingen verwerkt. Een online boekhouder gebruikt software, maar voegt controle, fiscale kennis en persoonlijke begeleiding toe.
Software kan gegevens herkennen en boekingsvoorstellen doen, maar beoordeelt niet altijd betrouwbaar of een kostenpost zakelijk is, een factuur aan de eisen voldoet of een investering correct wordt verwerkt.
De sterkste werkwijze combineert automatisering met menselijke beoordeling. Daardoor worden herhalende taken versneld, terwijl uitzonderingen en fiscale gevolgen professioneel worden gecontroleerd.
- ✓Software automatiseert herkenning en verwerking.
- ✓Een boekhouder beoordeelt uitzonderingen en fiscale gevolgen.
- ✓Automatische voorstellen blijven controle nodig hebben.
- ✓Aangiften moeten aansluiten op de volledige administratie.
- ✓Persoonlijk advies ontstaat niet uit software alleen.
Facturen aanleveren via Scan & Herken
Bij Countivo lever je facturen en duidelijke scans standaard digitaal aan via een persoonlijk Scan & Herken-e-mailadres. Zo ontstaat één vaste route voor administratieve documenten.
De software leest gegevens uit het document en maakt een boekingsvoorstel. Dat voorstel wordt vervolgens gecontroleerd voordat het definitief in de administratie wordt verwerkt.
Digitale facturen kunnen rechtstreeks worden doorgestuurd. Papieren documenten moeten volledig, scherp en leesbaar worden gescand of gefotografeerd.
Persoonlijk e-mailadres
Iedere klant krijgt een vaste digitale aanleverroute.
Gegevensherkenning
Leverancier, datum, bedrag en btw worden waar mogelijk herkend.
Boekingsvoorstel
De software zet een voorstel klaar voor verdere verwerking.
Controle
Countivo beoordeelt de verwerking voordat deze definitief wordt.
Welke bestanden kun je digitaal aanleveren?
Digitale facturen kunnen doorgaans rechtstreeks vanuit je mailbox worden doorgestuurd. Denk aan pdf-bestanden, duidelijke scans en goed leesbare afbeeldingen.
Een document moet volledig zichtbaar zijn. Ontbrekende pagina’s, onscherpe foto’s of afgesneden bedragen maken betrouwbare verwerking moeilijk.
Stuur geen losse bankbetaling zonder bijbehorende factuur wanneer een factuur beschikbaar hoort te zijn. De betaling toont namelijk niet altijd wat er is gekocht en welke btw van toepassing is.
- ✓Originele digitale pdf-facturen.
- ✓Duidelijke scans van papieren facturen.
- ✓Leesbare afbeeldingen van kassabonnen.
- ✓Alle pagina’s van een document.
- ✓Documenten zonder afgesneden bedragen of gegevens.
- ✓Bijbehorende creditfacturen en correcties.
Ondernemersapp voor veel losse bonnetjes
Heb je veel losse kassabonnen, bijvoorbeeld onderweg of op locatie, dan kan een ondernemersapp praktisch zijn. Je fotografeert het document direct en levert het aan voordat het kwijtraakt of vervaagt.
Een app is niet voor iedere ondernemer nodig. Wanneer je vooral digitale facturen ontvangt, is aanleveren via het persoonlijke Scan & Herken-e-mailadres vaak voldoende.
Eventuele kosten voor een ondernemersapp zijn voor de klant. Countivo rekent daar geen aanvullende softwareopslag bovenop.
Direct fotograferen
Leg een bon vast zodra je deze ontvangt.
Minder zoekwerk
Voorkom losse bonnetjes in auto, tas of kantoor.
Alleen wanneer nuttig
Een app is optioneel en niet voor iedere administratie nodig.
Geen softwareopslag
Countivo rekent geen extra marge boven op externe softwarekosten.
Optionele Minox-licentie voor €8,50 per maand*
Een eigen Minox-licentie is niet verplicht om met Countivo samen te werken. Je kunt documenten aanleveren zonder zelf in het boekhoudpakket te werken.
Een eigen licentie kan handig zijn wanneer je zelf verkoopfacturen wilt maken, rapportages wilt bekijken of direct inzicht wilt hebben in de administratie.
De passende keuze hangt af van hoeveel je zelf wilt doen. Een eigen Minox-licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw.* De licentiekosten zijn voor de klant en staan los van het maandpakket van Countivo.
*De genoemde prijs van de Minox-licentie kan wijzigen. Voor de start bevestigt Countivo de actuele licentiekosten.
- ✓Zelf verkoopfacturen maken.
- ✓Openstaande klantfacturen bekijken.
- ✓Rapportages en administratie inzien.
- ✓In dezelfde administratie met Countivo samenwerken.
- ✓Niet verplicht voor digitale aanlevering.
- ✓Licentiekosten niet inbegrepen in het Countivo-pakket.
Bankkoppeling en bankmutaties
Bankmutaties vormen een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Ze laten zien welke facturen zijn betaald, welke bedragen zijn ontvangen en welke transacties nog uitleg nodig hebben.
Afhankelijk van de bank en gekozen inrichting kunnen transacties via een bankkoppeling of bankbestand worden aangeleverd. Countivo controleert de koppeling met facturen en boekingen.
Een banktransactie vervangt niet automatisch de bijbehorende factuur. Voor kosten en btw blijft een volledig bewijsstuk belangrijk.
Transacties inlezen
Bankgegevens worden digitaal in de administratie verwerkt.
Facturen koppelen
Betalingen worden gekoppeld aan verkoop- en inkoopdocumenten.
Afwijkingen controleren
Onbekende of dubbele transacties worden beoordeeld.
Actueel banksaldo
De administratie wordt periodiek aangesloten op de bank.
Automatisering met professionele controle
Automatisering bespaart tijd, maar neemt niet iedere beoordeling over. Een verkeerd herkend btw-bedrag, dubbele factuur of bijzondere kostenpost kan anders onjuist worden verwerkt.
Countivo controleert boekingsvoorstellen, koppelingen en opvallende transacties. Daardoor vormt automatisering een hulpmiddel en niet het eindpunt van de administratie.
Menselijke controle is vooral belangrijk bij gemengd gebruik, investeringen, btw-verlegging, buitenlandse transacties en privébetalingen.
- ✓Herkenning van leverancier en bedragen controleren.
- ✓Btw-code en kostencategorie beoordelen.
- ✓Dubbele documenten signaleren.
- ✓Privé- en zakelijke uitgaven onderscheiden.
- ✓Investeringen apart verwerken.
- ✓Bijzondere btw-situaties beoordelen.
Actueel inzicht: wanneer heb je dat echt?
Online boekhouden kan sneller inzicht geven, maar alleen wanneer documenten en bankmutaties tijdig worden aangeleverd en verwerkt.
Een dashboard met verouderde of onvolledige gegevens geeft geen betrouwbaar beeld. Daarom blijven vaste aanlevermomenten en controle belangrijk.
Actuele cijfers helpen bij het volgen van omzet, kosten, openstaande posten, winst en belastingreserveringen.
Omzet
Bekijk welke verkoopfacturen zijn verwerkt.
Kosten
Volg zakelijke uitgaven en terugkerende abonnementen.
Openstaande posten
Zie welke klanten of leveranciers nog niet hebben betaald.
Belasting
Gebruik actuele cijfers voor betere reserveringen.
Online boekhouden en veiligheid
Een digitale administratie bevat gevoelige financiële en persoonlijke gegevens. Gebruik daarom sterke wachtwoorden, multifactorauthenticatie en veilige toegangsrechten.
Deel inloggegevens niet onnodig en geef medewerkers alleen toegang tot onderdelen die zij nodig hebben. Controleer ook regelmatig welke gebruikers nog actief zijn.
Bewaar documenten via de afgesproken systemen in plaats van verspreid over privéapparaten en losse berichten.
- ✓Sterke en unieke wachtwoorden gebruiken.
- ✓Multifactorauthenticatie inschakelen.
- ✓Geen inloggegevens delen via onbeveiligde kanalen.
- ✓Gebruikersrechten beperken tot wat nodig is.
- ✓Vertrokken medewerkers tijdig verwijderen.
- ✓Veilige back-ups en digitale opslag gebruiken.
Online boekhouder voor zzp, mkb en bv
De digitale werkwijze is geschikt voor verschillende rechtsvormen en ondernemingsgroottes. De inrichting verschilt wel per type onderneming.
Een zzp’er heeft vaak een eenvoudige administratie met inkomstenbelasting. Een mkb-bedrijf kan daarnaast medewerkers, loonadministratie, meerdere bankrekeningen of uitgebreidere rapportages hebben. Bij een bv spelen ook de balans, vennootschapsbelasting en positie van de directeur-grootaandeelhouder een rol.
Countivo stemt de taakverdeling en verwerking af op je rechtsvorm, aantallen mutaties en informatiebehoefte.
Startende zzp’er
Digitale inrichting vanaf de eerste factuur.
Ervaren zelfstandige
Boekhouding, aangiften en actueel inzicht.
Mkb met medewerkers
Administratie en loonverwerking combineren.
Bv
Digitale verwerking met aandacht voor balans en fiscale positie.
Online boekhouder versus lokale boekhouder
Een lokale boekhouder werkt vaak met fysieke afspraken, terwijl een online boekhouder documenten en contact digitaal organiseert. De kwaliteit wordt niet bepaald door afstand, maar door bereikbaarheid, controle, vakkennis en duidelijke afspraken.
Bij Countivo kun je vanuit heel Nederland samenwerken zonder reistijd of papieren dossier. Persoonlijk contact blijft beschikbaar via telefoon, e-mail en online afspraken.
Voor ondernemers in de regio Den Haag blijft een fysieke afspraak waar passend mogelijk, maar de dagelijkse administratie verloopt digitaal.
- ✓Geen reistijd voor het aanleveren van documenten.
- ✓Samenwerken vanuit iedere plaats in Nederland.
- ✓Persoonlijk contact via digitale kanalen.
- ✓Vaste digitale documentroute.
- ✓Sneller ontbrekende informatie delen.
- ✓Kwaliteit gebaseerd op controle en afspraken, niet op afstand.
Zelf boeken met controle of volledig uitbesteden
Online samenwerken betekent niet dat er maar één taakverdeling mogelijk is. Je kunt zelf verkoopfacturen maken en documenten aanleveren, terwijl Countivo de verwerking en aangiften verzorgt.
Bij een uitgebreidere samenwerking kan Countivo vrijwel de volledige administratie overnemen. Jij blijft verantwoordelijk voor volledige informatie en tijdige betaling van aangiften.
De juiste taakverdeling hangt af van je kennis, beschikbare tijd en behoefte aan inzicht.
Zelf factureren
Maak en verstuur zelf je verkoopfacturen.
Zelf aanleveren
Stuur documenten via de vaste digitale route.
Controle uitbesteden
Laat boekingen en uitzonderingen professioneel beoordelen.
Volledig laten verzorgen
Besteed verwerking, aangiften en jaarafsluiting uit.
Overstappen naar een online boekhouder
Je kunt ook tijdens het jaar overstappen. Een goede overdracht voorkomt dubbele verwerking en ontbrekende beginstanden.
Vraag je huidige boekhouder of softwareleverancier om de volledige administratie, openstaande posten, aangiften, jaarcijfers en digitale documenten.
Countivo controleert welke gegevens aanwezig zijn en spreekt een duidelijke overdrachtsdatum af. Eventueel herstelwerk wordt afzonderlijk besproken.
- ✓Volledig grootboek en saldibalans.
- ✓Debiteuren- en crediteurenlijsten.
- ✓Digitale facturen en bonnetjes.
- ✓Ingediende btw- en loonaangiften.
- ✓Jaarcijfers en fiscale aangiften.
- ✓Afschrijvingsstaat en investeringen.
- ✓Bankgegevens en beginsaldi.
- ✓Belastingcorrespondentie en openstaande acties.
Kort antwoord: wat doet een online boekhouder anders?
Een online boekhouder verwerkt dezelfde financiële feiten als een traditionele boekhouder, maar de aanlevering, dossieropbouw en veel controles verlopen digitaal. Het verschil zit dus vooral in de werkwijze, niet in een lichtere fiscale administratieplicht.
Een scan- en herkenfunctie kan gegevens voorstellen, maar automatisering vervangt de inhoudelijke beoordeling niet. Btw-code, zakelijke aard, periode, leverancier en aansluiting met de bank moeten nog steeds kloppen.
Mag je facturen en bonnetjes volledig digitaal bewaren?
Ja, digitale bewaring is mogelijk. Facturen moeten gedurende de bewaartermijn controleerbaar blijven. Facturen die digitaal zijn ontvangen, bewaar je in beginsel in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.
Bij het scannen van papieren documenten moet de digitale kopie een juiste en volledige weergave zijn en moeten relevante echtheidskenmerken behouden blijven. Zorg ook na een softwarewissel dat oude gegevens beschikbaar blijven.
Toegang
Bewaar exports en inlog- of archiefmogelijkheden zodat oude boekjaren raadpleegbaar blijven.
Herleidbaarheid
Een boeking moet terug te vinden zijn bij de bijbehorende factuur of bon, en andersom.
Bewaartermijn
Basisgegevens worden doorgaans 7 jaar bewaard; voor specifieke gegevens geldt 10 jaar.
Vooruitblik 2027
Voor digitaal boekhouden zelf is op 17 augustus 2026 geen algemene nieuwe fiscale bewaartermijn per 2027 aangekondigd. Wel veranderen fiscale regels die in de software en controles moeten worden verwerkt.
Een online administratie blijft daarom alleen betrouwbaar wanneer software, boekingsregels en menselijke controles jaarlijks op actuele wetgeving worden afgestemd.
Bronnen en laatste inhoudelijke controle
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 17 augustus 2026.
Over de auteur
Deze pagina is opgesteld voor Countivo Administratie. Geoffrey Correa de Gudino is boekhouder en eigenaar van Countivo Administratie en ondersteunt ondernemers met digitale boekhouding, controle van boekingsvoorstellen en fiscale aangiften.
Fiscale bedragen, voorwaarden en aangekondigde wetswijzigingen kunnen veranderen. Daarom worden jaartallen en bedragen op deze pagina periodiek opnieuw gecontroleerd.
Online boekhouden met een duidelijk maandpakket
De pakketten van Countivo beginnen vanaf €70 per maand, exclusief 21% btw. De passende prijs hangt af van je rechtsvorm, aantal mutaties, medewerkers en afgesproken werkzaamheden. Eventuele kosten voor een optionele ondernemersapp zijn niet inbegrepen. Een eigen Minox-licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw.*
*De genoemde prijs van de Minox-licentie kan wijzigen. Voor de start bevestigt Countivo de actuele licentiekosten.
- ✓Digitale aanlevering via persoonlijk Scan & Herken-e-mailadres
- ✓Professionele controle van boekingen en bankmutaties
- ✓Aangiften en jaarafsluiting volgens het gekozen pakket
- ✓Persoonlijk contact met één vast aanspreekpunt
Bekijk ook onze diensten en kennisbank
Bekijk andere diensten van Countivo en lees praktische informatie over boekhouding, btw, belastingen en zakelijke kosten.
Boekhouder voor zzp’ers
Bekijk welke boekhouding en belastingaangiften Countivo voor zelfstandigen verzorgt.
Administratiekantoor
Brede administratieve ondersteuning voor zzp, mkb en bv.
Zelf doen of uitbesteden
Vergelijk zelf boekhouden met gedeeltelijk of volledig uitbesteden.
Btw-aangifte uitbesteden
Laat je btw-aangifte controleren en tijdig verzorgen.
Tarieven van Countivo
Bekijk de vaste pakketten, mutatiegrenzen en digitale samenwerking.
Neem contact op
Bespreek welke digitale werkwijze bij jouw onderneming past.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op vragen die ondernemers vaak stellen voordat zij hun administratie uitbesteden.
Wat is een online boekhouder?
Een online boekhouder verwerkt je administratie digitaal en combineert software met professionele controle, aangiften en persoonlijke begeleiding.
Is online boekhouden hetzelfde als zelf boekhouden?
Nee. Je kunt de verwerking en aangiften gedeeltelijk of volledig uitbesteden terwijl de samenwerking digitaal verloopt.
Hoe lever ik documenten aan bij Countivo?
Standaard via een persoonlijk Scan & Herken-e-mailadres. Digitale facturen, duidelijke scans en leesbare afbeeldingen kunnen via die route worden aangeleverd.
Wat doet Scan & Herken?
De software leest gegevens uit facturen en maakt een boekingsvoorstel. Countivo controleert dit voorstel voordat het definitief wordt verwerkt.
Worden facturen volledig automatisch geboekt?
Nee. Automatische voorstellen blijven controle nodig hebben, vooral bij btw, investeringen en bijzondere kosten.
Kan ik bonnetjes fotograferen?
Ja. Voor ondernemers met veel losse bonnetjes kan een optionele ondernemersapp praktisch zijn.
Heb ik een ondernemersapp nodig?
Nee. Wanneer je vooral digitale facturen ontvangt, is aanleveren via Scan & Herken vaak voldoende.
Heb ik een eigen Minox-licentie nodig?
Nee. Een eigen Minox-licentie is optioneel wanneer je zelf wilt factureren, rapportages wilt bekijken of rechtstreeks wilt meekijken. De licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw. De prijs kan wijzigen.
Zijn softwarekosten inbegrepen?
Eventuele kosten voor een ondernemersapp zijn niet inbegrepen. Een eigen Minox-licentie kost momenteel €8,50 per maand, exclusief 21% btw. Countivo rekent geen aanvullende softwareopslag en de licentieprijs kan wijzigen.
Kan mijn bank worden gekoppeld?
Dat hangt af van je bank en de gekozen inrichting. Bankmutaties kunnen ook via een bankbestand worden verwerkt.
Is een bankbetaling voldoende als bewijsstuk?
Meestal niet. Voor zakelijke kosten en btw blijft de bijbehorende factuur of bon belangrijk.
Kan ik zelf verkoopfacturen maken?
Ja. Dat kan via je eigen systeem of met een optionele Minox-licentie.
Kan Countivo mijn btw-aangifte verzorgen?
Ja. Countivo kan de btw-aangifte voorbereiden, controleren en volgens de afspraken indienen.
Kan Countivo inkomstenbelasting en jaarcijfers verzorgen?
Ja. Voor zzp’ers kan Countivo de jaarcijfers en aangifte inkomstenbelasting verzorgen. Voor andere rechtsvormen wordt de dienstverlening afgestemd op de onderneming.
Kan Countivo loonadministratie verzorgen?
Ja. Voor bedrijven met medewerkers kan loonadministratie onderdeel zijn van het passende pakket.
Heb ik altijd actueel inzicht?
Alleen wanneer documenten en bankmutaties tijdig worden aangeleverd en verwerkt. Onvolledige gegevens geven geen betrouwbaar actueel beeld.
Is online boekhouden veilig?
Dat kan veilig wanneer sterke wachtwoorden, multifactorauthenticatie, beperkte toegangsrechten en veilige digitale opslag worden gebruikt.
Kan Countivo ondernemers in heel Nederland helpen?
Ja. Door de digitale werkwijze kan Countivo zzp’ers, mkb-bedrijven en bv’s in heel Nederland ondersteunen.
Kan ik midden in het jaar overstappen?
Ja. Er wordt een duidelijke overdrachtsdatum afgesproken en gecontroleerd welke perioden en aangiften al zijn verwerkt.
Kan ik zelf een deel van mijn boekhouding blijven doen?
Ja. De taakverdeling kan worden afgestemd op je kennis, beschikbare tijd en behoefte aan inzicht.
Mag ik papieren bonnetjes weggooien nadat ik ze heb gescand?
Dat kan als de digitale kopie een juiste en volledige weergave vormt en aan de fiscale voorwaarden voor digitale bewaring wordt voldaan. Zorg dat ook relevante echtheidskenmerken en de herleidbaarheid behouden blijven.
Wat gebeurt er met mijn administratie als ik van boekhoudsoftware wissel?
De fiscale bewaarplicht blijft bestaan. Zorg daarom vóór de overstap voor bruikbare exports, documenten en toegang tot historische gegevens.
Nog vragen?
Neem contact op en ontdek wat Countivo voor jouw onderneming kan betekenen.
Wil je digitaal samenwerken zonder persoonlijk contact te verliezen?
Plan een gratis kennismaking met Countivo. We bespreken je huidige administratie, welke werkzaamheden je zelf wilt blijven doen en welke digitale werkwijze het beste bij jouw onderneming past.
Plan gratis kennismaking via WhatsApp