Persoonlijke boekhouding voor kappers
Boekhouder voor kappers en barbers
Een volle agenda is fijn. Een administratie die bijblijft ook. Countivo helpt kapsalons, barbershops, stoelhuurders en ambulante kappers met omzet, kas, pinbetalingen, zakelijke kosten, btw en aangiften. Je werkt digitaal samen met Geoffrey, die zelf als ambulant kapper heeft gewerkt.
Je kappersadministratie in goede handen
- ✓9% en 21% btw per activiteit goed onderscheiden
- ✓Kas, pin en online betalingen laten aansluiten
- ✓Productverkoop en voorraad overzichtelijk houden
- ✓Stoelhuur en salonkosten apart verwerken
- ✓Persoonlijk contact met iemand die het vak kent
- ✓Vaste maandpakketten vanaf €70 exclusief btw
Boekhouding die aansluit op jouw salon of ambulante werkwijze
Een kapsalon ontvangt vaak dagelijks veel kleine betalingen, terwijl een ambulant kapper op wisselende locaties werkt. Verkoop je daarnaast producten of huur je een stoel, dan komen verschillende omzet- en kostenstromen bij elkaar. Daarom richten we de administratie in op jouw manier van werken en houden we behandelingen, productverkoop, betalingen en kosten herkenbaar.
Waar Countivo je bij helpt
Btw per activiteit
Kappersdiensten, losse productverkoop en andere beautyactiviteiten worden niet automatisch met hetzelfde btw-tarief verwerkt.
Kas en pin
Dagomzet, contante betalingen, pinbetalingen en provideruitbetalingen worden op elkaar aangesloten.
Salonkosten
Producten, stoelhuur, pandkosten, inrichting en overige zakelijke kosten blijven overzichtelijk.
Productverkoop
Losse verkoop van shampoos, stylingproducten en andere artikelen blijft apart herkenbaar.
Ambulant werken
Ook voor kappers die bij klanten thuis werken kan de administratie praktisch worden ingericht.
Bekend met het vak
Geoffrey heeft zelf als ambulant kapper gewerkt en kent de combinatie van afspraken, klanten en administratie.
Deze werkzaamheden kunnen we met je afspreken
Zo starten we de samenwerking
Kennismaken
We bespreken je werkwijze: salon, stoelhuur, ambulant of een combinatie daarvan.
Omzetstromen in kaart
We bekijken behandelingen, losse productverkoop, kas, pin, online betalingen en eventuele andere activiteiten.
Administratie inrichten
We spreken af welke dagrapporten, facturen, betaaloverzichten en kosten je aanlevert.
Digitaal samenwerken
Je levert documenten digitaal aan via de afgesproken route, zonder maandelijks met mappen te hoeven werken.
Bijhouden en bespreken
Countivo verwerkt de afgesproken administratie en bespreekt cijfers, belasting en aandachtspunten met je.
9% btw op kappersdiensten, 21% op veel losse verkopen
De Belastingdienst rekent kapperswerkzaamheden zoals knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten, scheren en het trimmen van baarden tot het 9%-tarief.
Producten die tijdens de behandeling worden verbruikt, zoals shampoo, haarverf, permanentvloeistof, crème en gel, volgen de kappersdienst en vallen eveneens onder 9% btw. Dat is anders wanneer je die producten los aan een klant verkoopt: losse verkoop van haarverzorgingsproducten valt onder 21% btw.
Ook andere diensten in dezelfde salon vallen niet automatisch onder 9%. Schoonheidsbehandelingen, make-up, manicure en pedicure vallen volgens de Belastingdienst onder 21% btw. Daarom is een goede uitsplitsing in kassasysteem of salonsoftware belangrijk.
9%: kappersdienst
Knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten, scheren en baarden trimmen.
9%: verbruik tijdens behandeling
Onder andere shampoo, haarverf, crème en gel die je tijdens de kappersbehandeling gebruikt.
21%: losse productverkoop
Bijvoorbeeld shampoo, stylingproducten, haarspeldjes en andere losse artikelen.
21%: andere beautybehandelingen
Bijvoorbeeld make-up, manicure, pedicure en schoonheidsbehandelingen.
Hairextensions, pruiken en combinaties van materiaal en dienst
Bij bepaalde behandelingen zitten een dienst en een product in één verkoop. De Belastingdienst maakt bij hairextensions en pruiken expliciet onderscheid.
Het aanbrengen van hairextensions en het aanmeten of reviseren van pruiken en toupets valt onder 9% btw. Het materiaal zelf, zoals de extension, pruik of toupet, valt onder 21% btw.
Wanneer je zulke combinaties verkoopt, moet de administratie voldoende duidelijk maken welk deel bij welk btw-tarief hoort. Een kassasysteem waarin alles onder één algemene knop wordt geboekt kan dat onnodig moeilijk maken.
Kas, pin en salonsoftware: voorkom dubbele omzet
Je dagomzet kan binnenkomen via contant geld, pin en online betalingen. Die omzet boek je één keer. Een latere uitbetaling door de betaalprovider is de afwikkeling van de betaling en geen nieuwe verkoop.
Bewaar dagafsluitingen, kasregistraties en overzichten van de betaalprovider. Worden transactiekosten op de uitbetaling ingehouden, dan verwerken we de bruto-omzet en de kosten afzonderlijk.
Gebruik je salonsoftware? Dan bekijken we welke omzetrapportages en exports beschikbaar zijn. Of gegevens automatisch kunnen worden gekoppeld, hangt af van het gebruikte systeem en spreken we alleen af nadat dit technisch is gecontroleerd.
- ✓Dagomzet per btw-tarief bewaren.
- ✓Contante omzet in kasregistratie opnemen.
- ✓Pin- en online betalingen aansluiten op dagomzet.
- ✓Ingehouden transactiekosten apart verwerken.
- ✓Retouren en correcties herkenbaar vastleggen.
Stoelhuur: zelfstandig werken vanuit dezelfde salon
KVK omschrijft stoelhuur als een situatie waarin twee of meer ondernemers zelfstandig vanuit dezelfde bedrijfsruimte werken en ieder hun eigen klanten hebben.
Huur je een stoel, leg dan schriftelijk vast wat je huurt en wat in de vergoeding zit. Denk aan alleen de werkplek of ook gebruik van receptie, boekingssysteem, producten, handdoeken, schoonmaak of andere voorzieningen.
Voor je eigen administratie blijven jouw omzet en zakelijke kosten afzonderlijk. De precieze btw-behandeling van huur en bijkomende diensten kan afhangen van de overeenkomst en de situatie.
Eigen klanten
Bij echte stoelhuur werk je als zelfstandige ondernemer voor je eigen klanten.
Huurovereenkomst
Leg prijs, werkplek, voorzieningen en afspraken schriftelijk vast.
Eigen administratie
Je eigen omzet, inkopen, btw en belasting blijven onderdeel van jouw onderneming.
Ambulant kapper: werken bij klanten thuis
Een ambulant kapper heeft geen vaste salon nodig en bezoekt klanten thuis of op een andere locatie. Daardoor zijn vervoer, planning, mobiele betalingen en het meenemen van producten onderdeel van de dagelijkse werkwijze.
Geoffrey heeft zelf als ambulant kapper gewerkt. Dat maakt de praktische kant herkenbaar: klantafspraken over de dag verdelen, onderweg betalen, producten inkopen en de administratie vaak pas na werktijd doen.
We richten de administratie daarom zo eenvoudig mogelijk in. Facturen en bonnetjes lever je digitaal aan en zakelijke ritten en andere kosten houd je volgens een vaste werkwijze bij.
Mobiele omzet
Contant, betaalverzoek of mobiele pin moet op dezelfde omzetregistratie aansluiten.
Reizen
Zakelijke ritten en autokosten vragen om een consequente fiscale verwerking.
Producten onderweg
Inkoop voor behandelingen en losse verkoop blijven herkenbaar.
Digitaal aanleveren
Geen mappen bewaren tot het einde van het kwartaal: documenten kunnen tussentijds digitaal worden aangeleverd.
Voorraad, producten en saloninrichting
Een kapsalon gebruikt producten tijdens behandelingen en kan daarnaast voorraad hebben voor losse verkoop. Dat verschil is relevant voor de administratie en kan ook invloed hebben op het btw-tarief.
Bij de jaarafsluiting kan een voorraadoverzicht nodig zijn voor producten die nog niet zijn verkocht. Apparatuur en inrichting, zoals stoelen, wasunits, spiegels of professionele apparaten, kunnen een andere verwerking vragen dan gewone verbruiksartikelen.
Bewaar inkoopfacturen en houd grotere investeringen apart herkenbaar. Dan kan worden beoordeeld of een aankoop direct als kosten wordt verwerkt of als bedrijfsmiddel over meerdere jaren wordt afgeschreven.
Veelgemaakte fouten in een kappersadministratie
Veel fouten ontstaan doordat verschillende omzetsoorten in één totaal worden geboekt of doordat betalingen worden verward met omzet.
- ✕Alle omzet onder 9% boeken terwijl er ook losse productverkoop tegen 21% is.
- ✕Een pinuitbetaling nogmaals als omzet boeken terwijl de verkoop al in de dagomzet zit.
- ✕Contante omzet niet volledig in de kasregistratie opnemen.
- ✕Beautybehandelingen automatisch hetzelfde btw-tarief geven als kappersdiensten.
- ✕Geen onderscheid maken tussen verbruiksproducten en voorraad voor losse verkoop.
- ✕Stoelhuur zonder duidelijke overeenkomst verwerken.
- ✕Pas bij de jaarafsluiting proberen te reconstrueren wat kas, pin en voorraad waren.
Dit lever je aan voor je kappersadministratie
- ✓Dagafsluitingen met omzet per btw-tarief.
- ✓Kasregistratie, pinuitbetalingen en transactiekosten.
- ✓Inkoopfacturen van producten, materialen en inrichting.
- ✓Huur- of stoelhuurovereenkomst.
- ✓Bankmutaties en andere zakelijke kosten.
- ✓Voorraadoverzicht bij de jaarafsluiting wanneer relevant.
Overstappen met een lopend boekjaar
Je kunt ook tijdens het jaar overstappen. We spreken af tot welke datum je vorige boekhouder verwerkt en welke aangiften al zijn ingediend.
Gebruikt je huidige boekhouder andere software dan Minox? Dan hebben we een bruikbare administratie-export en relevante balans- en resultaatgegevens nodig, aangevuld met grootboekdetails, openstaande posten, aangiften en onderliggende documenten.
Ontbreken gegevens of sluiten cijfers niet aan, dan kan extra herstel- of reconstructiewerk nodig zijn. Dat bespreken we vooraf.
Officiële bronnen voor kappers
Wil je de btw-regels of informatie over ondernemen als kapper zelf nalezen? Hieronder vind je de belangrijkste officiële bronnen van de Belastingdienst en KVK.
Belastingdienst: btw-tarief kappers
Officiële uitleg over 9% en 21% btw bij kappersdiensten, producten en andere behandelingen.
Open BelastingdienstKVK: voor jezelf beginnen als kapper
Actuele informatie over salon aan huis, ambulant werken, stoelhuur, tarieven en belastingen.
Open KVKKVK: stoelverhuur
Uitleg over zelfstandig werken vanuit een gedeelde salon en afspraken rond de bedrijfsruimte.
Open KVKWat kost een boekhouder voor een kapper?
Countivo Start kost €70 per maand exclusief btw en omvat 25 mutaties per maand. Voor salons met veel dagelijkse transacties, personeel of meer administratieve verwerking kan een groter pakket nodig zijn. Tijdens de kennismaking bekijken we hoeveel mutaties je werkelijk hebt en welke werkzaamheden je wilt uitbesteden.
- ✓Vaste afspraken over werkzaamheden en aanlevering
- ✓Pakket afgestemd op het aantal mutaties
- ✓Eigen Minox-toegang is optioneel en niet verplicht
- ✓Eventuele achterstanden of extra herstelwerk vooraf bespreken
Bekijk ook onze diensten en kennisbank
Bekijk andere diensten van Countivo en lees praktische informatie over boekhouding, btw, belastingen en zakelijke kosten.
Zakelijke kosten zzp
Lees hoe je zakelijke uitgaven en bewijsstukken verwerkt.
Zakelijke kilometers
Handig voor ambulante kappers die veel naar klanten reizen.
Btw-aangifte uitbesteden
Laat de btw-aangifte aansluiten op omzet, kosten en verschillende tarieven.
Kleineondernemersregeling
Lees wanneer de KOR relevant kan zijn en welke gevolgen deelname heeft.
Overstappen van boekhouder
Laat een bestaande salonadministratie zorgvuldig overdragen.
Kosten boekhouder zzp
Lees waardoor de kosten van een boekhouder verschillen.
Boekhouder transport
Bekijk onze branchepagina voor zelfstandige chauffeurs en transportondernemers.
Boekhouder Den Haag
Persoonlijke boekhouding voor ondernemers uit Den Haag en omgeving.
Veelgestelde vragen
Praktische antwoorden op vragen over dit onderwerp.
Hoeveel btw berekent een kapper?
Kappersdiensten zoals knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten, scheren en baarden trimmen vallen volgens de Belastingdienst onder 9% btw. Los verkochte haarverzorgingsproducten en andere losse gebruiksartikelen vallen in beginsel onder 21% btw.
Valt haarverf of shampoo die ik tijdens een behandeling gebruik onder 9%?
Ja. De Belastingdienst rekent producten die tijdens de kappersbehandeling worden verbruikt, zoals shampoo, haarverf, permanentvloeistof, crème en gel, bij de kappersdienst waarop 9% btw van toepassing is.
Hoe zit het met hairextensions en pruiken?
Het aanbrengen van hairextensions en het aanmeten of reviseren van pruiken en toupets valt onder 9% btw. Het materiaal zelf, zoals de extensions, pruik of toupet, valt volgens de Belastingdienst onder 21% btw. Zorg daarom dat de administratie de verschillende onderdelen kan onderscheiden.
Zijn beautybehandelingen in een kapsalon ook 9%?
Niet automatisch. Diensten die niet kenmerkend zijn voor het kappersbedrijf, zoals schoonheidsbehandelingen, make-up, manicure en pedicure, vallen volgens de Belastingdienst onder 21% btw.
Helpt Countivo ook stoelhuurders?
Ja. Bij stoelhuur werk je als zelfstandige vanuit een gedeelde bedrijfsruimte. We kijken naar je eigen omzet, kosten, huurafspraak en btw. De overeenkomst moet duidelijk maken wat je huurt en welke extra diensten of producten eventueel zijn inbegrepen.
Helpt Countivo ook ambulante kappers?
Ja. Geoffrey heeft zelf als ambulant kapper gewerkt. We kunnen de administratie inrichten voor kappers die bij klanten thuis werken, inclusief omzet, reiskosten, inkopen en digitale aanlevering.
Zijn alle pinuitbetalingen direct omzet?
Nee. De omzet ontstaat bij de verkoop of behandeling. Een latere uitbetaling van een betaalprovider is de afwikkeling daarvan en mag niet als tweede omzet worden geboekt. Eventuele transactiekosten verwerken we apart.
Wat moet ik met contante omzet doen?
Contante omzet hoort net als pin- en online omzet in de administratie. Een goed bijgehouden kasregistratie en dagafsluiting helpen om verkopen, kasverschillen en stortingen op de bank op elkaar aan te laten sluiten.
Kan Countivo mijn salonsoftware gebruiken?
We beoordelen welke rapportages en exports jouw salonsoftware kan leveren. Een automatische koppeling is niet gegarandeerd en wordt alleen afgesproken als technisch duidelijk is wat mogelijk is.
Moet ik voorraad bijhouden van shampoos en producten?
Voor producten die je los verkoopt kan voorraad relevant zijn, zeker bij de jaarafsluiting. Verbruiksproducten voor behandelingen en handelsvoorraad kunnen administratief anders worden gevolgd. Bij de start spreken we af welke overzichten nodig zijn.
Kan ik gedurende het jaar overstappen?
Ja. We stemmen de overdrachtsdatum en aangiften af. Voor voortzetting hebben we een bruikbare export, balans- en resultaatgegevens en de onderliggende administratie nodig. Extra herstelwerk wordt vooraf besproken.
Moet ik zelf Minox aanschaffen?
Nee. Een eigen Minox-licentie is niet verplicht wanneer je documenten digitaal aanlevert. Wil je zelf factureren of direct meekijken, dan kan een eigen licentie optioneel worden gebruikt. De actuele licentiekosten worden voor de start bevestigd.
Werkt Countivo alleen in Den Haag?
Nee. Countivo is gevestigd in Den Haag en ondersteunt kappers en andere ondernemers digitaal in heel Nederland.
Nog vragen?
Neem contact op en ontdek wat Countivo voor jouw onderneming kan betekenen.
Bespreek jouw kappersadministratie met Geoffrey
Vertel of je vanuit een salon, via stoelhuur of ambulant werkt en waar je hulp bij wilt. Tijdens een gratis kennismaking bekijken we welke ondersteuning bij jouw onderneming past.
Plan gratis kennismaking via WhatsApp