Overstappen zonder gaten in je administratie
Overstappen van boekhouder
Je kunt ook tijdens het boekjaar overstappen van boekhouder. Countivo bespreekt eerst je opzegtermijn, de overdrachtsdatum en wie de lopende aangiften en jaarcijfers verzorgt. Geoffrey beoordeelt de beschikbare administratie en spreekt eventuele overdrachts- of herstelkosten vooraf met je af. De kennismaking is gratis en vrijblijvend.
Een overstap met duidelijke afspraken
- ✓Ook mogelijk tijdens het boekjaar
- ✓Eerst inzicht in de huidige administratie
- ✓Duidelijke overdrachtsdatum
- ✓Afspraken over btw-aangiften en jaarwerk
- ✓Beoordeling van exports en onderliggende stukken
- ✓Geoffrey als vast aanspreekpunt
Kun je zomaar overstappen van boekhouder?
Je kunt een andere boekhouder kiezen, maar controleer eerst de overeenkomst en eventuele opzegtermijn bij je huidige dienstverlener. Voor een goede administratieve overdracht is vooral belangrijk dat duidelijk is welke perioden al zijn verwerkt, welke aangiften zijn ingediend en welke werkzaamheden nog openstaan. Countivo beoordeelt daarna welke gegevens nodig zijn om de administratie betrouwbaar voort te zetten.
Wanneer is een andere boekhouder een logische stap?
Je wilt persoonlijk contact
Je wilt rechtstreeks kunnen overleggen met iemand die jouw onderneming en administratie leert kennen.
Je wilt meer duidelijkheid
Je wilt beter begrijpen wat er in je cijfers gebeurt en welke administratieve verplichtingen eraan komen.
Je wilt digitaal werken
Je wilt documenten via een vaste digitale route aanleveren en minder losse bestanden en e-mails gebruiken.
Je bedrijf is veranderd
Meer omzet, mutaties of medewerkers kunnen reden zijn om opnieuw te kijken welke administratieve ondersteuning past.
De administratie loopt achter
Je wilt eerst duidelijk krijgen wat ontbreekt en daarna met een vaste werkwijze verder.
De kosten zijn onduidelijk
Je wilt vooraf weten welke reguliere werkzaamheden in het pakket zitten en wanneer meerwerk apart wordt besproken.
Wat bekijken we bij de overdracht?
Zo werkt overstappen naar Countivo
Kennismaken
We bespreken je onderneming, huidige boekhouder, software, gewenste overstapdatum en eventuele achterstanden of deadlines.
Afspraken maken
We leggen vast welk pakket past, wie welke aangiften en werkzaamheden verzorgt en welke eenmalige overdrachts- of herstelwerkzaamheden nodig zijn.
Gegevens verzamelen
Met jouw toestemming verzamelen we de benodigde exports, rapportages, openstaande posten en onderliggende administratieve stukken.
Aansluiting controleren
We controleren of de gegevens op dezelfde overdrachtsdatum aansluiten en bespreken verschillen of ontbrekende informatie voordat we verdergaan.
Verder met Countivo
Na de afgesproken overdracht wordt de administratie volgens de nieuwe werkwijze voortgezet en krijg je een vaste digitale aanleverroute.
Overstappen tijdens het boekjaar
Je hoeft voor een administratieve overstap niet automatisch tot 1 januari te wachten. KVK vermeldt ook dat overstappen van boekhoudsoftware gedurende het jaar mogelijk is. Hoe eenvoudig gegevens kunnen worden meegenomen, verschilt per pakket.
Bij een overstap midden in het jaar is de aansluiting extra belangrijk. Bijvoorbeeld: je huidige boekhouder verwerkt tot en met juni en Countivo neemt vanaf juli over. Dan moet duidelijk zijn welke aangiften al zijn ingediend en welke cijfers en documenten bij de eerste zes maanden horen.
Heb je binnenkort een aangiftedeadline? Meld die direct. Een verplichting gaat pas over naar Countivo wanneer daar concreet afspraken over zijn gemaakt.
Eén overdrachtsdatum
Laat export, balans, resultaat en openstaande posten zo veel mogelijk op dezelfde datum aansluiten.
Aangiften afstemmen
Leg vast wie de eerstvolgende btw-aangifte, eventuele correcties en het jaarwerk verzorgt.
Oude administratie bewaren
Zeg toegang tot je oude administratie niet te vroeg op. Je moet relevante administratieve gegevens beschikbaar en controleerbaar houden.
Overstappen vanuit Exact, SnelStart, Moneybird of een ander pakket
Je hoeft nu geen Minox te gebruiken om klant bij Countivo te worden. We bekijken eerst welke exports en rapportages uit het huidige pakket beschikbaar zijn.
Een export uit het ene boekhoudpakket is niet automatisch een reservekopie die één-op-één in een ander pakket kan worden teruggezet. Soms kan historische informatie worden overgenomen; in andere situaties is voortzetten vanaf gecontroleerde overnamecijfers praktischer.
Daarom beoordelen we de technische mogelijkheden én de administratieve aansluiting voordat we de nieuwe administratie inrichten.
Export controleren
We kijken welke boekingen, relaties, openstaande posten en rapportages daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Onderliggende documenten
Facturen, bonnetjes en andere dossierstukken moeten apart beschikbaar blijven wanneer ze niet in de export zitten.
Voortzetten in Minox
Na de controle bepalen we hoe de administratie het beste in Minox kan worden voortgezet.
Overdrachtschecklist voor je huidige boekhouder
Vraag niet alleen om één eindbalans. Voor een goede aansluiting kan aanvullende informatie nodig zijn. Welke onderdelen precies nodig zijn, hangt af van je rechtsvorm, administratie en het moment van overstappen.
- ✓Boekhoudexport van het lopende boekjaar tot de afgesproken overdrachtsdatum.
- ✓Auditfile (XAF) als het huidige pakket die beschikbaar kan stellen.
- ✓Definitieve eindbalans van het vorige jaar en beginbalans van het lopende jaar.
- ✓Saldi- of kolommenbalans en winst-en-verliesrekening tot de overdrachtsdatum.
- ✓Grootboekkaarten en specificaties van belangrijke balansposten.
- ✓Openstaande debiteuren- en crediteurenlijsten op dezelfde datum.
- ✓Ingediende btw-aangiften, eventuele suppleties en relevante jaarstukken.
- ✓Inkoop- en verkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften en overige dossierstukken.
- ✓Overzicht van lopende vragen, deadlines en nog niet afgeronde werkzaamheden.
Je huidige boekhouder opzeggen
Controleer eerst je opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden en eventuele opzegtermijn. Vermeld in je opzegging vanaf welke datum je de samenwerking wilt beëindigen en vraag om een bevestiging van de administratieve stand.
Vraag daarbij concreet tot en met welke periode de administratie is verwerkt, welke aangiften zijn ingediend, welke werkzaamheden nog openstaan en hoe de administratieve gegevens kunnen worden overgedragen.
Of je huidige boekhouder kosten rekent voor de overdracht, hangt af van je overeenkomst en de concrete situatie. Controleer daarom vooraf welke afspraken gelden voor opzegging, exports, dossieroverdracht en eventuele afrondende werkzaamheden.
- ✓Bevestiging van de einddatum van de samenwerking.
- ✓Tot welke maand of welk kwartaal de administratie is verwerkt.
- ✓Welke aangiften al zijn ingediend.
- ✓Welke werkzaamheden nog openstaan.
- ✓Welke bestanden, exports en documenten beschikbaar zijn voor overdracht.
Wat als je administratie niet op orde is?
Een overstap is ook mogelijk wanneer de administratie achterloopt. We bekijken dan eerst welke maanden, documenten, bankmutaties of aangiften ontbreken.
Achterstanden herstellen, fouten corrigeren en een administratie geheel of gedeeltelijk opnieuw verwerken vallen niet automatisch binnen het reguliere maandpakket. Je krijgt eerst duidelijkheid over wat nodig is en welke extra werkzaamheden daarbij horen.
Eerst inventariseren
We bepalen wat ontbreekt voordat we herstelwerk starten.
Planning afspreken
Openstaande aangiften en deadlines worden meegenomen in de volgorde van het herstel.
Kosten vooraf bespreken
Extra herstelwerk wordt niet stilzwijgend binnen het maandpakket uitgevoerd.
Bewaar je oude administratie ook na de overstap
De Belastingdienst verplicht ondernemers om basisgegevens van de administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Dat geldt ook voor gegevens die door een administratiekantoor, online boekhoudpakket of andere derde worden beheerd.
Maak daarom vóór het beëindigen van toegang tot oude software of portalen zeker dat de noodzakelijke gegevens en documenten beschikbaar blijven. Voor sommige gegevens gelden langere bewaartermijnen.
Officiële bronnen over administratie en overstappen
KVK: overstappen van boekhoudprogramma
KVK legt uit dat overstappen gedurende het jaar mogelijk is en dat de overdraagbaarheid van gegevens per pakket verschilt.
Bekijk KVKBelastingdienst: administratie opzetten en bewaren
De Belastingdienst beschrijft welke basisgegevens tot de administratie behoren en welke bewaartermijnen gelden.
Bekijk BelastingdienstWat kost overstappen naar Countivo?
De kennismaking is gratis. Daarna spreken we het passende maandpakket af en beoordelen we of er eenmalige overdrachts- of herstelwerkzaamheden nodig zijn. Reguliere zzp-pakketten beginnen bij €70 per maand, exclusief 21% btw. Extra werk wordt vooraf besproken.
- ✓Gratis kennismaking en inventarisatie
- ✓Vaste maandpakketten vanaf €70 excl. btw
- ✓Eenmalig overdrachts- of herstelwerk apart afgesproken
- ✓Geen onverwacht herstelwerk zonder overleg
Bekijk ook onze diensten en kennisbank
Bekijk andere diensten van Countivo en lees praktische informatie over boekhouding, btw, belastingen en zakelijke kosten.
Boekhouder voor zzp
Persoonlijke ondersteuning bij boekhouding, btw en inkomstenbelasting.
Boekhouder voor het mkb
Administratie en financieel overzicht voor groeiende ondernemingen.
Wat kost een boekhouder?
Lees welke tarieven gebruikelijk zijn en waarop je prijzen het beste vergelijkt.
Tarieven van Countivo
Bekijk de vaste maandpakketten en welke werkzaamheden zijn inbegrepen.
Boekhouder Den Haag
Persoonlijke boekhouding voor ondernemers in Den Haag en omgeving.
Bewaarplicht administratie
Lees welke administratieve gegevens je moet bewaren en hoe lang.
Veelgestelde vragen
Antwoorden over opzegging, gegevensoverdracht en lopende aangiften.
Kan ik halverwege het jaar overstappen van boekhouder?
Ja. Een overstap tijdens het boekjaar is mogelijk. Controleer wel je overeenkomst en eventuele opzegtermijn. Voor de administratie spreken we een duidelijke overdrachtsdatum af en leggen we vast wie de lopende aangiften en het jaarwerk verzorgt.
Welke gegevens heeft Countivo nodig bij een overstap?
Dat hangt af van je administratie. Vaak zijn onder meer een boekhoudexport, saldi- of kolommenbalans, grootboekgegevens, openstaande posten, btw-aangiften, jaarcijfers, bankgegevens en onderliggende facturen en bonnetjes nodig.
Mijn huidige boekhouder gebruikt geen Minox. Kan ik toch overstappen?
Ja. Countivo beoordeelt eerst welke gegevens uit het huidige pakket beschikbaar zijn en welke overdrachtsvorm praktisch is. Een export uit een pakket is niet automatisch een volledige reservekopie die rechtstreeks in Minox kan worden teruggezet.
Is een auditfile alleen voldoende?
Niet altijd. Een auditfile kan veel administratieve gegevens bevatten, maar bevat niet vanzelf alle factuurbijlagen, bonnetjes, bankdocumenten of andere dossierstukken. Daarom beoordelen we ook de rapportages en onderliggende administratie.
Wat kost overstappen naar Countivo?
De kennismaking is gratis. Daarna maken we afspraken over het maandpakket en eventuele eenmalige werkzaamheden voor overdracht, inrichting of herstel. Achterstallige administratie en correctiewerk vallen niet automatisch binnen een standaard maandpakket.
Neemt Countivo contact op met mijn huidige boekhouder?
Na jouw toestemming kan Countivo afstemmen welke administratieve gegevens nodig zijn. De formele beëindiging van je overeenkomst met je huidige boekhouder blijft afhankelijk van de afspraken die jij met die partij hebt gemaakt.
Kan ik overstappen als mijn administratie achterloopt?
Ja. We brengen eerst in kaart welke perioden, documenten en aangiften ontbreken. Daarna maken we duidelijke afspraken over het inhalen of herstellen van de administratie, de planning en eventuele extra kosten.
Kan ik van een accountant overstappen naar Countivo?
Voor boekhouding, aangiften en administratieve werkzaamheden die Countivo aanbiedt kan dat mogelijk zijn. Heeft je onderneming een accountantsverklaring of wettelijke accountantscontrole nodig, dan vervangt Countivo die accountantsfunctie niet.
Nog vragen?
Neem contact op en ontdek wat Countivo voor jouw onderneming kan betekenen.
Wil je je administratie laten overnemen?
Vertel welk boekhoudpakket je nu gebruikt, tot wanneer je administratie is bijgewerkt en wanneer je wilt overstappen. Dan bespreken we welke gegevens nodig zijn en hoe Countivo de overstap kan begeleiden.
Plan gratis kennismaking via WhatsApp