1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Countivo Administratie, gevestigd aan Maanplein 1Q, 2516 CK Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42083458, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van jouw rechten kun je contact opnemen via geoffrey@countivo.nl of telefonisch via 06 19 28 63 28.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Welke gegevens Countivo verwerkt, hangt af van de manier waarop je contact opneemt en van de diensten die je afneemt. Het kan onder meer gaan om de volgende categorieën.
Contact- en bedrijfsgegevens
- naam, bedrijfsnaam, handelsnaam en rechtsvorm;
- adres, woonplaats en vestigingsgegevens;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- KvK-nummer, btw-identificatienummer en andere bedrijfsgegevens;
- functie en contactgegevens van bestuurders of contactpersonen;
- inhoud van berichten, aanvragen, afspraken en correspondentie.
Administratieve en financiële gegevens
- verkoop- en inkoopfacturen, bonnetjes en betaalbewijzen;
- banktransacties, rekeningnummers en betalingsinformatie;
- grootboekgegevens, balansposten en financiële rapportages;
- informatie over omzet, kosten, bezittingen, schulden en resultaat;
- gegevens die nodig zijn voor btw-, inkomsten- of vennootschapsbelasting;
- gegevens over medewerkers wanneer loonadministratie wordt verzorgd.
Identificatie- en controlegegevens
- gegevens uit een identiteitsbewijs wanneer identificatie wettelijk nodig is;
- geboortedatum, nationaliteit en woonland;
- informatie over bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s);
- gegevens die nodig zijn voor een cliëntenonderzoek of risicobeoordeling.
Technische en websitegegevens
- IP-adres, browsertype, apparaat- en sessiegegevens;
- bezochte pagina’s en technische loggegevens;
- gegevens die je invult in een contactformulier;
- informatie over cookies of vergelijkbare technieken voor zover deze worden gebruikt.
Countivo vraagt niet bewust om meer persoonsgegevens dan voor de betreffende dienst of wettelijke verplichting noodzakelijk is.
3. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken we gegevens?
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Contact en kennismaking | Reageren op vragen, plannen van gesprekken en beoordelen of Countivo passende ondersteuning kan bieden. | Gerechtvaardigd belang en maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst. |
| Uitvoeren van de overeenkomst | Boekhouding, aangiften, jaarcijfers, loonadministratie, controles en advies. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Wettelijke verplichtingen | Fiscale bewaarplicht, facturatie, cliëntenonderzoek en medewerking aan bevoegde instanties. | Wettelijke verplichting. |
| Bedrijfsvoering en kwaliteitsbewaking | Dossiervorming, planning, beveiliging, facturatie, klachtenbehandeling en verdediging van rechtsvorderingen. | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting. |
| Nieuws of marketing | Gerichte informatie over relevante diensten aan bestaande of geïnteresseerde relaties. | Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie. |
Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
Countivo gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor iemand hebben.
4. Persoonsgegevens in administraties van klanten
Een administratie kan persoonsgegevens bevatten van klanten, leveranciers, medewerkers, bestuurders en andere betrokkenen van de opdrachtgever. Denk aan namen, adressen, factuurgegevens, rekeningnummers, salarisgegevens en fiscale informatie.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid van de gegevens die aan Countivo worden aangeleverd. De opdrachtgever moet beoordelen welke gegevens noodzakelijk zijn en betrokkenen informeren wanneer dat volgens de AVG vereist is.
Countivo verwerkt deze gegevens uitsluitend voor de afgesproken administratieve, fiscale of salariswerkzaamheden, voor eigen wettelijke verplichtingen en voor de bescherming van gerechtvaardigde bedrijfsbelangen. Toegang wordt beperkt tot personen en leveranciers die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
5. Wwft en cliëntenonderzoek
Administratiekantoren kunnen vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Countivo kan daarom verplicht zijn om vóór of tijdens de samenwerking een cliëntenonderzoek uit te voeren.
In dat kader kan Countivo onder meer:
- de identiteit van een klant of vertegenwoordiger vaststellen en verifiëren;
- de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie vaststellen;
- informatie vragen over de aard en het doel van de zakelijke relatie;
- de relatie en bepaalde transacties doorlopend beoordelen;
- gegevens controleren aan de hand van openbare en bevoegde bronnen;
- in wettelijk voorgeschreven gevallen een ongebruikelijke transactie melden.
Wanneer Countivo wettelijk verplicht is een melding te doen, kan het verboden zijn om de klant hierover te informeren.
6. Met wie kan Countivo persoonsgegevens delen?
Countivo verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer een wettelijke verplichting dit vereist of wanneer je daarvoor toestemming of een opdracht hebt gegeven.
Software- en IT-leveranciers
Countivo kan gebruikmaken van leveranciers voor boekhoudsoftware, scan- en herkenfunctionaliteit, bankkoppelingen, salarisverwerking, aangiftesoftware, e-mail, hosting, beveiligde opslag en back-ups. Voor de administratie wordt onder meer gewerkt met Minox en eventuele gekoppelde toepassingen.
Overheidsinstanties en uitvoeringsorganisaties
Voor het uitvoeren van een opdracht of wettelijke verplichting kunnen gegevens worden gedeeld met onder meer de Belastingdienst, UWV, pensioenuitvoerders, Kamer van Koophandel, FIU-Nederland of andere bevoegde instanties.
Professionele dienstverleners
Wanneer dat nodig is kunnen gegevens worden gedeeld met een ingeschakelde fiscalist, jurist, accountant, incassodienstverlener, verzekeraar of andere deskundige. Dit gebeurt alleen voor zover noodzakelijk en met passende vertrouwelijkheidsafspraken.
Partijen die je zelf aanwijst
Op jouw verzoek kunnen gegevens worden verstrekt aan bijvoorbeeld een bank, financier, hypotheekadviseur, notaris of opvolgend boekhouder. Countivo kan eerst om een duidelijke instructie of aanvullende verificatie vragen.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige software- of communicatiediensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Countivo kiest waar mogelijk voor verwerking binnen de EER.
Wanneer doorgifte naar een land buiten de EER plaatsvindt, wordt gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij internationale cloud- of communicatiediensten.
8. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
Countivo treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onjuiste verwerking en ongeoorloofde wijziging.
Voorbeelden van maatregelen zijn:
- toegangsbeveiliging en sterke wachtwoorden;
- waar beschikbaar tweefactorauthenticatie;
- beperkte toegangsrechten en zorgvuldige autorisatie;
- versleutelde verbindingen en beveiligde softwareomgevingen;
- back-ups, updates en bescherming tegen digitale dreigingen;
- zorgvuldige selectie van software- en hostingpartners;
- afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
Geen enkele digitale verwerking kan volledig risicoloos worden gemaakt. Vermoed je misbruik, verlies of onbevoegde toegang, meld dit dan zo snel mogelijk via geoffrey@countivo.nl.
9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Countivo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een gerechtvaardigd belang een langere bewaring vereist.
| Categorie | Gebruikelijke bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen zonder klantrelatie | Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd of langer bewaren noodzakelijk is. |
| Overeenkomsten, facturen en eigen financiële administratie | In beginsel 7 jaar na afloop van het betreffende boekjaar, of langer wanneer een wettelijke termijn dat vereist. |
| Klantdossiers en administratieve stukken | Gedurende de samenwerking en daarna zolang dit nodig is voor fiscale bewaarplichten, overdracht, verantwoording of een rechtsvordering. |
| Wwft-cliëntenonderzoek | In beginsel 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de betreffende transactie, tenzij de wet een afwijkende termijn vereist. |
| Technische beveiligings- en loggegevens | Zo kort mogelijk en afhankelijk van het beveiligingsdoel en de instellingen van de gebruikte leverancier. |
Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een lopend geschil, onderzoek, wettelijke verplichting of de onderbouwing van uitgevoerde werkzaamheden.
10. Website, contactformulieren en cookies
Wanneer je de website bezoekt of een formulier invult, kan Countivo technische gegevens en de door jou ingevulde gegevens verwerken. De informatie uit het contactformulier wordt alleen gebruikt om jouw aanvraag te behandelen, een kennismaking te plannen en indien relevant een overeenkomst voor te bereiden.
De website kan functionele cookies gebruiken die nodig zijn om de website goed te laten werken. Ook kunnen beperkte analytische technieken worden gebruikt om de werking en het gebruik van de website te begrijpen.
Voor niet-noodzakelijke tracking- of marketingcookies wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer de wet dat vereist. Wanneer Countivo in de toekomst meer soorten cookies inzet, kan hiervoor een afzonderlijke cookieverklaring of cookie-instelling worden toegevoegd.
Links naar externe websites en diensten, zoals WhatsApp, vallen onder het privacybeleid van die externe partij zodra je de betreffende link opent.
11. Welke privacyrechten heb je?
Je kunt Countivo verzoeken om:
- inzage in de persoonsgegevens die over jou worden verwerkt;
- onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
- persoonsgegevens te verwijderen;
- de verwerking te beperken;
- gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- eerder gegeven toestemming in te trekken.
Sommige rechten zijn niet onbeperkt. Countivo kan bijvoorbeeld gegevens niet direct verwijderen wanneer een fiscale bewaarplicht, Wwft-verplichting of andere wettelijke verplichting geldt.
Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Countivo aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan de wettelijke reactietermijn worden verlengd; je wordt daarover geïnformeerd.
12. Vragen, verzoeken of klachten
Neem voor een privacyvraag of verzoek eerst contact op met Countivo:
Countivo Administratie
Maanplein 1Q
2516 CK Den Haag
E-mail: geoffrey@countivo.nl
Telefoon: 06 19 28 63 28
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Countivo stelt het op prijs wanneer je eerst contact opneemt, zodat een vraag of probleem zo mogelijk direct kan worden opgelost.
13. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Countivo kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen kan Countivo klanten daar aanvullend over informeren.