Loon- en salarisadministratie

Loonadministratie uitbesteden voor mkb-bedrijven

Heb je personeel in dienst en wil je de loonadministratie uitbesteden? Countivo ondersteunt mkb-ondernemers met loonstroken, salarisberekeningen, aangiften loonheffingen, personeelsmutaties en de aansluiting op de financiële administratie. Met vaste aanlevermomenten en één aanspreekpunt weet je welke gegevens nodig zijn en wanneer salarissen en aangiften worden verwerkt.

Bekijk onze tarieven Gratis kennismaking via WhatsApp

Wat Countivo binnen de loonadministratie regelt

✓Loonstroken en salarisberekeningen
✓Aangiften loonheffingen
✓Werkgeverslasten en loonkostenoverzichten
✓Verlof, ziekte en personeelsmutaties
✓Loonjournaalpost en aansluiting op de boekhouding
✓Digitale samenwerking met een vast aanspreekpunt

Een vaste loonverwerking met duidelijke deadlines

Een correcte loonadministratie vraagt iedere loonperiode om actuele gegevens, een zorgvuldige berekening en tijdige aangifte. Countivo verwerkt de afgesproken salarissen, uren, vergoedingen, inhoudingen en werkgeverslasten en zorgt dat de loonjournaalpost aansluit op de financiële administratie.

Waarom de loonadministratie uitbesteden?

Correcte verwerking

Loonstroken, nettolonen en loonheffingen worden zorgvuldig berekend.

Vaste planning

Duidelijke deadlines voor mutaties, controle, betaling en aangifte.

Grip op loonkosten

Inzicht in brutoloon, werkgeverspremies, pensioen en overige lasten.

Persoonlijk contact

Een vast aanspreekpunt dat je onderneming en medewerkers kent.

Welke werkzaamheden vallen onder de loonadministratie?

Nieuwe medewerkers administratief verwerken

Loonstroken en salarisberekeningen

Aangifte en betalingsoverzicht loonheffingen

Vakantiegeld, verlof en overuren

Reiskosten en andere vergoedingen

Ziekte en wettelijke verlofregelingen

Pensioen- en verzekeringsmutaties

Auto, fiets en apparatuur van de zaak

Dga-loon en rekening-courantafstemming

Correctieberichten en aangepaste loonstroken

Jaaropgaven en uitdiensttreding

Loonjournaalpost en aansluiting op de boekhouding

Zo verloopt de loonadministratie via Countivo

Inrichting en overdracht

We verzamelen werknemersgegevens, arbeidsovereenkomsten, loonafspraken en relevante cao- en pensioeninformatie.

Periodieke mutaties

Je levert uren, verlof, ziekte, declaraties en wijzigingen vóór de afgesproken mutatiedeadline aan.

Salarisverwerking en controle

De loonstroken, nettolonen, loonaangifte en loonjournaalpost worden voorbereid, gecontroleerd en afgestemd.

Betalen en rapporteren

Je ontvangt duidelijke betaalinformatie, aangiftegegevens en inzicht in loonkosten en werkgeversverplichtingen.

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is het geheel van gegevens, berekeningen en aangiften waarmee je als werkgever salarissen en loonheffingen correct verwerkt. Het gaat niet alleen om een maandelijkse loonstrook, maar ook om werknemersgegevens, contractafspraken, verloonde uren, vergoedingen, inhoudingen en werkgeverslasten.

De loonadministratie vormt de basis voor de betaling aan medewerkers, de aangifte loonheffingen en de financiële administratie van je onderneming.

Omdat arbeidsvoorwaarden en persoonlijke situaties kunnen wijzigen, moet de administratie iedere loonperiode actueel worden bijgewerkt.

Loonstrook

Specificatie van bruto loon, inhoudingen, vergoedingen en nettoloon.

Loonaangifte

Digitale aangifte van loonheffingen per maand of vier weken.

Personeelsgegevens

Contract, loonheffingsgegevens en relevante mutaties.

Werkgeverslasten

Premies, bijdragen, pensioen en overige personeelskosten.

Waarom een correcte salarisadministratie belangrijk is

Een fout in de loonadministratie raakt direct de medewerker, de bankbetaling, de loonheffingen en je eigen boekhouding. Kleine fouten kunnen zich bovendien iedere loonperiode herhalen.

Een goede salarisadministratie geeft medewerkers duidelijkheid en helpt jou om loonkosten, verlof, premies en betalingsverplichtingen te beheersen.

Ook bij controles, ziekte, uitkeringen of einde dienstverband zijn correcte historische loongegevens belangrijk.

✓Medewerkers ontvangen tijdig het juiste nettoloon.
✓Loonheffingen worden correct en op tijd aangegeven.
✓Werkgeverslasten sluiten aan op de boekhouding.
✓Contractafspraken worden consequent toegepast.
✓Historische loon- en werknemersgegevens blijven beschikbaar.

Wanneer ben je werkgever voor de loonheffingen?

Je wordt werkgever voor de loonheffingen wanneer je personeel in dienst neemt of in een andere arbeidsrelatie inhoudingsplichtig bent.

Vóór de eerste loonbetaling meld je je als werkgever aan bij de Belastingdienst. Daarna ontvang je onder meer een loonheffingennummer en informatie over het aangiftetijdvak.

Bij twijfel over de arbeidsrelatie moet eerst worden beoordeeld of sprake is van loondienst, aanneming, opdracht of een andere vorm.

Aanmelden als werkgever

Regel dit vóór de eerste loonaangifte.

Loonheffingennummer

Wordt gebruikt voor aangifte en betaling.

Arbeidsrelatie

Beoordeel gezag, arbeid en beloning.

Aangiftetijdvak

Meestal per maand of per vier weken.

Wat zijn loonheffingen?

Loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Een deel wordt op het loon van de medewerker ingehouden. Een ander deel komt voor rekening van de werkgever.

De precieze berekening hangt af van loon, leeftijd, loonheffingskorting, verzekeringspositie en de voor jouw onderneming geldende premies.

✓Loonbelasting.
✓Premie volksverzekeringen.
✓Premies werknemersverzekeringen.
✓Werkgeversheffing of bijdrage Zvw.
✓Loonheffingskorting waar van toepassing.
✓Eventuele sector- of ondernemingsspecifieke premies.

Brutoloon, nettoloon en werkgeverskosten

Het brutoloon is het overeengekomen loon vóór inhoudingen. Het nettoloon is wat de medewerker na inhoudingen ontvangt.

De totale werkgeverskosten liggen meestal hoger dan het brutoloon. Denk aan werkgeverspremies, vakantiegeld, pensioen, verzekeringen, verlof, ziekte en andere arbeidsvoorwaarden.

Maak daarom bij een nieuwe medewerker een volledige loonkostenberekening en kijk niet alleen naar het bruto maandsalaris.

Brutoloon

Loon vóór loonheffingen en andere inhoudingen.

Nettoloon

Bedrag dat aan de medewerker wordt uitbetaald.

Werkgeverslasten

Premies en bijdragen bovenop het brutoloon.

Totale loonkosten

Inclusief vakantiegeld, pensioen en overige verplichtingen.

Welke gegevens heb je nodig bij indiensttreding?

Voor de eerste werkdag of loonverwerking verzamel je de gegevens die nodig zijn voor identificatie, loonheffingen, betaling en het arbeidscontract.

De identiteit van de medewerker moet op de voorgeschreven manier worden vastgesteld en vastgelegd.

Verwerk alleen persoonsgegevens die voor de arbeidsrelatie en wettelijke verplichtingen nodig zijn.

✓Volledige naam en adresgegevens.
✓Geboortedatum en burgerservicenummer.
✓Geldig identiteitsdocument.
✓Ondertekende arbeidsovereenkomst.
✓Opgaaf gegevens voor de loonheffingen.
✓Bankrekening voor salarisbetaling.
✓Startdatum, functie, uren en salaris.
✓Pensioen- en cao-informatie waar van toepassing.

Identificatieplicht en loonheffingsgegevens

Als werkgever moet je vóór de eerste werkdag de identiteit van de medewerker controleren. Bewaar een goed leesbare kopie volgens de geldende regels.

De medewerker verstrekt gegevens voor de loonheffingen en geeft aan of loonheffingskorting moet worden toegepast.

Ontbreken verplichte gegevens, dan kan het anoniementarief van toepassing zijn.

Identiteitscontrole

Controleer document en persoon vóór start.

BSN

Nodig voor correcte werknemersgegevens in de aangifte.

Loonheffingskorting

Mag normaal bij één inkomstenverhouding worden toegepast.

Anoniementarief

Kan gelden bij ontbrekende of onjuiste gegevens.

Arbeidsovereenkomst en cao

De loonadministratie moet aansluiten op de arbeidsovereenkomst en een eventuele toepasselijke cao.

Leg onder meer functie, arbeidsduur, loon, vakantiegeld, verlof, proeftijd, contractduur en toeslagen vast.

Een cao kan aanvullende of gunstigere regels bevatten over salaris, pensioen, overwerk, ziekte en vergoedingen.

✓Contract voor bepaalde of onbepaalde tijd.
✓Aantal uren en rooster.
✓Brutoloon en salarisperiode.
✓Vakantiegeld en verlofrechten.
✓Toeslagen en overwerk.
✓Toepasselijke cao.
✓Pensioenregeling.
✓Wijzigingen schriftelijk vastleggen.

Wettelijk minimumuurloon in 2026

Voor medewerkers van 21 jaar en ouder bedraagt het wettelijk minimumuurloon vanaf 1 januari 2026 €14,71 bruto per uur. Voor jongere medewerkers gelden minimumjeugduurlonen.

Sinds 2024 bestaan geen vaste wettelijke minimum maand-, week- en daglonen meer. Het minimumloon per loonperiode hangt af van het aantal uren waarover minimaal loon verschuldigd is.

Controleer daarnaast altijd of een cao of contract een hoger minimum voorschrijft.

€14,71 per uur

Minimumuurloon vanaf 1 januari 2026 voor 21 jaar en ouder.

Jeugdloon

Afgeleide percentages voor medewerkers jonger dan 21 jaar.

Uren per periode

Bepalen het minimale loon per week of maand.

Cao gaat mogelijk hoger

Controleer de toepasselijke salarisschaal.

Loonstrook opstellen

Een loonstrook laat zien hoe het brutoloon is opgebouwd, welke bedragen zijn ingehouden en welk nettoloon wordt betaald.

Ook cumulatieve gegevens en relevante arbeidsvoorwaarden kunnen op de loonstrook worden vermeld.

Verstrek een loonstrook bij de eerste loonbetaling en bij relevante wijzigingen in loon of inhoudingen.

✓Brutoloon en loonperiode.
✓Aantal verloonde uren.
✓Vakantiegeld en toeslagen.
✓Loonbelasting en premies.
✓Pensioen- en andere inhoudingen.
✓Onbelaste vergoedingen.
✓Nettoloon.
✓Cumulatieve jaargegevens.

Aangifte loonheffingen

De aangifte loonheffingen wordt digitaal ingediend, meestal per maand of per vier weken. Iedere aangifte bevat collectieve bedragen en werknemersgegevens.

De aangifte- en betaaldatum kunnen gelijk zijn, maar aangifte en betaling zijn afzonderlijke verplichtingen.

Ook wanneer in een tijdvak geen loon is betaald, kan een nihilaangifte nodig zijn zolang je aangifteplichtig bent.

Tijdvak

Maand of vier weken volgens de beschikking.

Werknemersgegevens

Loon, uren, premies en inkomstenverhouding.

Collectieve bedragen

Totaal verschuldigde loonheffingen.

Tijdige betaling

Gebruik het juiste betalingskenmerk.

Aangifte- en betaaldatums bewaken

De Belastingdienst publiceert per jaar de uiterste aangifte- en betaaldatums voor ieder tijdvak.

Een aangifte die te laat of onjuist wordt ingediend kan leiden tot naheffingen, belastingrente en boetes.

Werk met een vaste salarisplanning waarin mutatiedeadline, controle, loonbetaling, aangifte en betaling zijn opgenomen.

✓Mutaties vóór de interne deadline aanleveren.
✓Loonrun controleren en accorderen.
✓Nettolonen tijdig betalen.
✓Loonaangifte vóór de uiterste datum indienen.
✓Loonheffingen met correct kenmerk betalen.
✓Ontvangst- en verwerkingsbevestiging controleren.

Loonheffingskorting

De loonheffingskorting verlaagt de ingehouden loonbelasting. Een medewerker laat deze korting normaal gesproken bij één werkgever of uitkeringsinstantie toepassen.

De keuze van de medewerker moet correct in de loonadministratie worden vastgelegd.

Een wijziging geldt vanaf het afgesproken moment en moet bij de volgende loonverwerking worden meegenomen.

Keuze medewerker

De werkgever bepaalt dit niet zelfstandig.

Eén inkomstenverhouding

Voorkomt doorgaans dubbele toepassing.

Schriftelijke vastlegging

Bewaar de opgaaf bij de loonadministratie.

Tijdige wijziging

Verwerk vanaf de juiste loonperiode.

Vakantiegeld en vakantiedagen

Medewerkers hebben recht op vakantiegeld en wettelijke vakantiedagen. De arbeidsovereenkomst of cao kan aanvullende rechten geven.

Vakantiegeld wordt vaak maandelijks gereserveerd en één keer per jaar uitbetaald, maar andere afspraken zijn mogelijk binnen de regels.

Houd opbouw, opname, verval en uitbetaling van verlof zorgvuldig bij.

✓Percentage vakantiegeld controleren.
✓Opbouw per loonperiode.
✓Uitbetalingsmoment vastleggen.
✓Wettelijke en bovenwettelijke uren scheiden.
✓Verlofopname verwerken.
✓Eindsaldo bij uitdiensttreding afrekenen.

Overwerk, toeslagen en variabele beloning

Overwerk, onregelmatigheidstoeslagen, provisies, bonussen en andere variabele beloningen moeten volgens contract en cao worden verwerkt.

Controleer of een vergoeding onderdeel is van het loon voor vakantiegeld, pensioen of andere grondslagen.

Gebruik een vaste mutatieprocedure, zodat variabele uren en bedragen tijdig worden aangeleverd en goedgekeurd.

Overuren

Uren, percentage en compensatievorm vastleggen.

Toeslagen

Avond, nacht, weekend of bijzondere diensten.

Bonus

Voorwaarden en loonheffing correct verwerken.

Provisie

Aansluiten op aantoonbare omzet- of prestatiedata.

Reiskosten en thuiswerkvergoeding

Zakelijke reiskosten en woon-werkverkeer kunnen onder voorwaarden gericht worden vrijgesteld binnen de loonheffingen.

Ook voor thuiswerkdagen kan een gerichte vrijstelling gelden. Voor dezelfde werkdag kunnen de vaste thuiswerk- en woon-werkvergoeding niet zonder beoordeling naast elkaar worden toegepast.

Leg reispatroon, werkdagen en vergoedingsafspraken duidelijk vast.

✓Zakelijke en woon-werkkilometers bepalen.
✓Vervoermiddel vastleggen.
✓Vaste of declaratievergoeding kiezen.
✓Thuiswerkdagen registreren.
✓Samenloop van vergoedingen controleren.
✓Cao- en contractafspraken toepassen.

Werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling kunnen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen fiscaal worden verwerkt.

Sommige voorzieningen zijn gericht vrijgesteld of hebben een nihilwaardering. Andere komen ten laste van de vrije ruimte.

Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever eindheffing verschuldigd.

Gerichte vrijstelling

Voor specifieke zakelijke vergoedingen en voorzieningen.

Nihilwaardering

Bepaalde werkplekvoorzieningen zonder belast loon.

Vrije ruimte

Budget voor aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.

Eindheffing

Verschuldigd bij overschrijding van de vrije ruimte.

Pensioen verwerken

Een onderneming kan verplicht of vrijwillig zijn aangesloten bij een pensioenregeling. De pensioenpremie bestaat vaak uit een werkgevers- en werknemersdeel.

De salarisadministratie moet de juiste grondslag, franchise, premiepercentages en deelnemersgegevens gebruiken.

Controleer bij indiensttreding, salariswijziging, verlof en uitdiensttreding of de pensioenadministratie wordt bijgewerkt.

✓Verplichte bedrijfstakregeling beoordelen.
✓Pensioengrondslag controleren.
✓Werkgevers- en werknemersdeel verwerken.
✓Deelnemer tijdig aanmelden.
✓Mutaties aan pensioenuitvoerder doorgeven.
✓Jaaropgaven laten aansluiten.

Ziekte en loondoorbetaling

Bij ziekte heeft een medewerker onder voorwaarden recht op loondoorbetaling. Contract, cao en wettelijke regels bepalen de hoogte en duur.

Ziekte beïnvloedt loon, verloonde uren, eventuele wachtdagen, pensioen en werkgeverslasten.

De salarisadministratie moet aansluiten op de verzuimregistratie zonder medische gegevens op de loonstrook of in het salarissysteem te verwerken.

Loondoorbetaling

Percentage en grondslag volgens wet, contract en cao.

Verzuimregistratie

Start, herstel en relevante loonmutaties vastleggen.

Privacy

Geen medische details in de loonadministratie.

Uitkering

Ziektewet- of andere uitkering juist verwerken.

Zwangerschap, ouderschapsverlof en andere verlofregelingen

Bij zwangerschaps- en bevallingsverlof, geboorteverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof gelden verschillende loon- en uitkeringsregels.

Sommige uitkeringen worden via UWV betaald aan de werkgever of rechtstreeks aan de medewerker.

Stem aanvraag, loonbetaling, verlofregistratie en loonaangifte zorgvuldig op elkaar af.

✓Soort verlof vaststellen.
✓Duur en betaald percentage bepalen.
✓UWV-aanvraag tijdig indienen.
✓Uitkering en loon correct verwerken.
✓Vakantie- en pensioenopbouw controleren.
✓Verlofsaldo bijhouden.

Auto van de zaak en bijtelling

Stelt de werkgever een auto ter beschikking die ook privé mag worden gebruikt, dan kan fiscale bijtelling gelden.

Bij maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar kan bijtelling achterwege blijven wanneer dit voldoende wordt aangetoond.

Cataloguswaarde, datum eerste toelating, bijtellingspercentage en eigen bijdrage bepalen de loonverwerking.

Cataloguswaarde

Basis voor de fiscale bijtelling.

Privégebruik

Meer dan 500 kilometer leidt doorgaans tot bijtelling.

Eigen bijdrage

Kan onder voorwaarden de bijtelling verminderen.

Rittenregistratie

Nodig voor onderbouwing van beperkt privégebruik.

Fiets, telefoon en apparatuur van de zaak

Een fiets van de zaak kan tot een forfaitaire bijtelling leiden wanneer deze ook privé ter beschikking staat.

Telefoon, laptop en andere apparatuur kunnen onder voorwaarden gericht zijn vrijgesteld wanneer zij noodzakelijk zijn voor het werk.

Leg eigendom, gebruik, eventuele eigen bijdrage en inlevering bij uitdiensttreding vast.

✓Noodzakelijkheidscriterium beoordelen.
✓Zakelijk en privégebruik vastleggen.
✓Bijtelling fiets correct verwerken.
✓Eigen bijdrage boeken.
✓Uitgifte en retour registreren.

Dga en gebruikelijk loon

Werkt een directeur-grootaandeelhouder voor zijn bv, dan geldt in beginsel de gebruikelijkloonregeling.

Het loon moet worden vergeleken met het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en andere wettelijke maatstaven.

Een lager loon vraagt om een onderbouwing. Dividend of rekening-courant vervangt het gebruikelijk loon niet automatisch.

Vergelijkbaar loon

Kijk naar aard, omvang en verantwoordelijkheid van het werk.

Wettelijke maatstaven

Gebruik actuele bedragen en uitzonderingen.

Onderbouwing

Leg reden voor een afwijkend loon schriftelijk vast.

Samenhang

Beoordeel loon, dividend en rekening-courant gezamenlijk.

Oproepkrachten en wisselende uren

Bij oproepkrachten en medewerkers met wisselende uren moet de loonadministratie aansluiten op de werkelijk gewerkte en verloonde uren.

Minimumaanspraken, oproeptermijnen, loondoorbetaling en het aanbod voor vaste uren kunnen relevant zijn.

Zorg dat urenregistratie, rooster en loonstrook op elkaar aansluiten.

✓Contractvorm vaststellen.
✓Gewerkte uren tijdig aanleveren.
✓Minimumaanspraak per oproep beoordelen.
✓Toeslagen en verlof verwerken.
✓Jaarlijks aanbod vaste arbeidsomvang bewaken.
✓Cao-regels controleren.

Tijdelijk contract en onbepaalde tijd

Het type contract kan invloed hebben op premies werknemersverzekeringen, waaronder de hoge of lage WW-premie.

Voor toepassing van de lage premie gelden voorwaarden rond een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en de aard van de arbeidsomvang.

Bewaar het ondertekende contract bij de loonadministratie en verwerk wijzigingen tijdig.

Contractduur

Bepaalde of onbepaalde tijd.

Arbeidsomvang

Vast of oproepovereenkomst.

WW-premie

Voorwaarden voor hoge of lage premie controleren.

Schriftelijk bewijs

Ondertekend contract in personeelsdossier.

Correcties in de loonaangifte

Ontdek je een fout in een loonstrook of aangifte, herstel dan eerst de salarisberekening en bepaal daarna hoe de aangifte moet worden gecorrigeerd.

Afhankelijk van het tijdvak en de status van de aangifte gebeurt dit via een correctiebericht of in een latere aangifte.

Communiceer met de medewerker wanneer nettoloon, jaaropgave of andere gegevens wijzigen.

✓Oorspronkelijke fout vaststellen.
✓Loonberekening opnieuw uitvoeren.
✓Correctiebericht in juiste tijdvak indienen.
✓Verschil in loonheffingen betalen of verrekenen.
✓Gecorrigeerde loonstrook verstrekken.
✓Boekhouding en loonjournaalpost aanpassen.

Jaaropgave voor medewerkers

Na afloop van het kalenderjaar ontvangt de medewerker een jaaropgave met loon, ingehouden loonheffing, arbeidskorting en andere relevante gegevens.

De jaaropgave moet aansluiten op de ingediende loonaangiften.

Bij correcties na verstrekking kan een aangepaste jaaropgave nodig zijn.

Fiscaal loon

Totaal loon voor de loonheffingen.

Ingehouden loonheffing

Voorheffing op de inkomstenbelasting.

Arbeidskorting

Via de loonberekening toegepaste korting.

Aansluiting

Moet overeenkomen met de loonaangiften.

Uitdiensttreding correct verwerken

Bij uitdiensttreding verwerk je de laatste salarisperiode, openstaande vakantiedagen, vakantiegeld, declaraties en eventuele inhoudingen.

Ook bedrijfsmiddelen, leasevoorzieningen, pensioen en einddatum van de inkomstenverhouding moeten worden bijgewerkt.

Een transitievergoeding of andere beëindigingsvergoeding vraagt om afzonderlijke fiscale beoordeling.

✓Laatste werkdag en einddatum controleren.
✓Openstaand verlof afrekenen.
✓Vakantiegeld verwerken.
✓Bedrijfsmiddelen laten inleveren.
✓Pensioen en verzekeringen afmelden.
✓Inkomstenverhouding in loonaangifte beëindigen.
✓Eventuele transitievergoeding berekenen.

Loonjournaalpost en aansluiting op de boekhouding

Na iedere loonrun wordt een loonjournaalpost gemaakt. Hiermee worden brutolonen, werkgeverslasten, nettolonen en schulden aan Belastingdienst en pensioenuitvoerder in de boekhouding verwerkt.

De bedragen moeten aansluiten op loonstroken, bankbetalingen en aangiften.

Een periodieke aansluiting voorkomt verschillen die pas bij de jaarrekening zichtbaar worden.

Loonkosten

Brutolonen en werkgeverslasten in de resultatenrekening.

Nettolonen

Schuld aan medewerkers en bankbetaling.

Loonheffingen

Schuld en betaling aan de Belastingdienst.

Pensioen

Premies aansluiten op facturen en betalingen.

Wat kost een medewerker werkelijk?

De werkelijke kosten bestaan uit meer dan salaris. Neem vakantiegeld, werkgeverspremies, pensioen, verlof, ziekte, apparatuur, werkplek en opleiding mee.

Bij productiviteitsberekeningen houd je ook rekening met niet-declarabele uren en begeleiding.

Een loonkostenbegroting helpt bepalen welk salaris en aantal uren financieel haalbaar zijn.

✓Brutoloon.
✓Vakantiegeld.
✓Werkgeverspremies.
✓Pensioenpremie werkgever.
✓Verlof en ziekte.
✓Arbeidsongeschiktheids- en verzuimkosten.
✓Werkplek en apparatuur.
✓Opleiding en begeleiding.

Privacy en beveiliging van personeelsgegevens

Een loonadministratie bevat gevoelige persoonsgegevens. Beperk toegang tot medewerkers en dienstverleners die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Gebruik veilige overdracht, sterke toegangsbeveiliging en duidelijke bewaartermijnen.

Medische gegevens horen niet thuis in het salarissysteem, behalve strikt noodzakelijke administratieve informatie over afwezigheid of uitkering.

Toegangsbeheer

Alleen bevoegde personen krijgen toegang.

Veilige aanlevering

Geen loon- of BSN-gegevens via onbeveiligde kanalen.

Dataminimalisatie

Alleen noodzakelijke gegevens verwerken.

Bewaarbeleid

Wettelijke termijnen en veilige verwijdering vastleggen.

Bewaarplicht loonadministratie

Voor basisgegevens van de loonadministratie geldt in het algemeen een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde werknemersgegevens gelden specifieke termijnen.

Bewaar loonstaten, aangiften, loonstroken, contracten en onderliggende mutaties gestructureerd.

Digitale documenten moeten gedurende de bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven.

✓Loonstaten en loonstroken.
✓Loonaangiften en correctieberichten.
✓Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen.
✓Opgaaf loonheffingsgegevens.
✓Kopie identiteitsdocument volgens specifieke termijn.
✓Uren-, verlof- en mutatieoverzichten.
✓Pensioen- en verzekeringsgegevens.

Veelgemaakte fouten in de loonadministratie

Veel fouten ontstaan doordat mutaties te laat worden doorgegeven of doordat contract, urenregistratie en loonverwerking niet op elkaar aansluiten.

Een vaste maandelijkse controle vermindert de kans op terugkerende fouten.

✕Verkeerd salaris of aantal uren.
✕Loonheffingskorting onjuist toepassen.
✕Verkeerde hoge of lage WW-premie.
✕Vakantiegeld of verlof verkeerd opbouwen.
✕Reiskosten en thuiswerkvergoeding dubbel toepassen.
✕Ziekte of verlof te laat verwerken.
✕Pensioenmutatie vergeten.
✕Auto van de zaak niet bijtellen.
✕Correctiebericht niet indienen.
✕Loonjournaalpost niet laten aansluiten.
✕Uitdiensttreding onvolledig afrekenen.

Maandelijkse checklist salarisverwerking

Gebruik een vaste checklist voordat de loonrun definitief wordt gemaakt.

✓Nieuwe medewerkers en contractwijzigingen verwerkt.
✓Uren, overwerk en toeslagen gecontroleerd.
✓Ziekte, verlof en declaraties verwerkt.
✓Salariswijzigingen goedgekeurd.
✓Auto, fiets en andere voorzieningen bijgewerkt.
✓Pensioen- en verzekeringsmutaties verwerkt.
✓Conceptloonstroken gecontroleerd.
✓Nettolonen en betaalbestand akkoord.
✓Loonaangifte gereed en gecontroleerd.
✓Loonjournaalpost naar boekhouding verwerkt.

Loonadministratie digitaal uitbesteden aan Countivo

Countivo werkt met een vaste mutatieplanning. Jij levert wijzigingen vóór de afgesproken deadline aan, waarna de salarisverwerking wordt voorbereid en gecontroleerd.

Personeels- en looninformatie wordt digitaal en gestructureerd verwerkt. Voor gevoelige gegevens gebruiken we een passende, veilige werkwijze.

De precieze salarissoftware en eventuele licentiekosten worden vooraf afgestemd. Softwarekosten zijn niet standaard inbegrepen en Countivo rekent geen verborgen softwareopslag.

Vaste deadline

Duidelijk moment voor uren en mutaties.

Controle vóór verwerking

Concept en afwijkingen worden beoordeeld.

Aansluiting boekhouding

Loonjournaalpost en betalingen worden verwerkt.

Vast aanspreekpunt

Persoonlijke uitleg bij loonvragen.

Wanneer specialistische ondersteuning nodig is

Niet ieder arbeidsrechtelijk, pensioen- of internationaal vraagstuk kan uitsluitend vanuit de salarisadministratie worden opgelost.

Bij reorganisatie, ontslag, internationale werknemers, complexe cao-vraagstukken of eigenrisicodragerschap kan een arbeidsjurist, pensioenadviseur of fiscalist nodig zijn.

Countivo kan administratieve en fiscale aandachtspunten signaleren en waar nodig afstemmen met een passende specialist.

✓Ontslag of vaststellingsovereenkomst.
✓Internationale werknemer of grensarbeid.
✓Expats en bijzondere fiscale regelingen.
✓Complexe pensioenverplichting.
✓Eigenrisicodragerschap WGA of Ziektewet.
✓Cao-geschil of functiewaardering.
✓Reorganisatie of overgang van onderneming.

Vooruitblik 2027: wat is al bekend?

Voor werkgevers zijn al enkele wijzigingen voor 2027 aangekondigd. De vrije ruimte van de werkkostenregeling over de eerste €400.000 fiscale loonsom stijgt volgens de huidige regels naar 2,16%.

De aparte gerichte vrijstelling voor korting op branche-eigen producten wordt volgens het aangekondigde plan per 1 januari 2027 afgeschaft. Een werkgever kan zo'n korting mogelijk nog via de vrije ruimte aanwijzen, maar moet dan de beschikbare vrije ruimte bewaken.

Daarnaast wijzigen onderdelen van het loonkostenvoordeel en zijn voor 2027 nieuwe loonaangiftespecificaties gepubliceerd. Andere tarieven en jaarbedragen worden later in 2026 definitief; controle rond de jaarovergang blijft noodzakelijk.

Bronnen en laatste inhoudelijke controle

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 17 augustus 2026. Fiscale en arbeidsrechtelijke regels kunnen wijzigen. Jaarbedragen voor 2027 zijn alleen opgenomen wanneer daarvoor op deze datum een officiële bron of aangekondigd wets-/beleidsvoorstel beschikbaar is.

Voor bedragen of regels die nog niet definitief zijn vastgesteld voor 2027, vermeldt deze pagina dat expliciet. Controleer bij beslissingen altijd de actuele officiële publicatie.

Rijksoverheid: werkkostenregeling

Vanaf 2027 stijgt de vrije ruimte over de eerste €400.000 loonsom volgens de huidige regels naar 2,16%.

Bekijk bron

Rijksoverheid: personeelskorting 2027

De aparte gerichte vrijstelling voor korting op branche-eigen producten vervalt volgens het aangekondigde plan per 1 januari 2027.

Bekijk bron

UWV: loonkostenvoordeel

Actuele regels voor LKV en wijzigingen voor doelgroepen en opvolgende werkgevers.

Bekijk bron

Over de auteur

Deze pagina is opgesteld voor Countivo Administratie. Geoffrey Correa de Gudino is boekhouder en eigenaar van Countivo Administratie en ondersteunt ondernemers bij administratie, btw, jaarcijfers en fiscale aandachtspunten.

De inhoud is bedoeld als algemene praktische uitleg. De juiste verwerking kan afhangen van je rechtsvorm, feiten en omstandigheden en de op dat moment geldende wet- en regelgeving.

Loonadministratie afgestemd op het aantal medewerkers

De kosten voor loonadministratie hangen af van het aantal medewerkers, de loonfrequentie, cao, pensioenregeling en het aantal maandelijkse mutaties. Eventuele salarissoftware- of licentiekosten zijn niet standaard inbegrepen. Je ontvangt vooraf een duidelijke prijsafspraak, exclusief 21% btw.

✓Inrichting van de salarisadministratie
✓Loonstroken en maandelijkse salarisverwerking
✓Aangiften loonheffingen en betaaloverzicht
✓Persoonlijk contact bij personeelsmutaties

Bekijk de tarieven Bespreek welk pakket past

Bekijk ook onze diensten en kennisbank

Bekijk andere diensten van Countivo en lees praktische informatie over boekhouding, btw, belastingen en zakelijke kosten.

Veelgestelde vragen

Antwoorden op vragen die ondernemers vaak stellen voordat zij hun administratie uitbesteden.

Wat valt onder loonadministratie?

Onder meer loonstroken, loonberekeningen, loonaangiften, werknemersgegevens, mutaties en aansluiting op de boekhouding.

Is loonadministratie verplicht?

Ja. Een werkgever moet loon- en werknemersgegevens correct vastleggen en aangifte loonheffingen doen.

Wanneer moet ik mij aanmelden als werkgever?

Vóórdat je voor het eerst personeel in dienst neemt en loonheffingen moet aangeven.

Wat zijn loonheffingen?

Loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Wat is het verschil tussen brutoloon en nettoloon?

Brutoloon is het loon vóór inhoudingen. Nettoloon is het bedrag dat de medewerker ontvangt.

Wat zijn werkgeverslasten?

Premies, bijdragen en andere kosten die bovenop het brutoloon voor rekening van de werkgever komen.

Wat is het minimumuurloon in 2026?

Vanaf 1 januari 2026 is dit voor werknemers van 21 jaar en ouder €14,71 bruto per uur.

Geldt het minimumloon ook bij een maandsalaris?

Ja. Het loon per periode moet minimaal overeenkomen met het minimumuurloon maal de relevante uren.

Moet ik een loonstrook geven?

Ja, onder meer bij de eerste loonbetaling en wanneer loon of inhoudingen wijzigen.

Hoe vaak doe ik aangifte loonheffingen?

Meestal maandelijks of per vier weken, volgens het toegewezen aangiftetijdvak.

Moet ik aangifte doen als er geen loon is?

Vaak wel zolang een aangifteverplichting bestaat; dan kan een nihilaangifte nodig zijn.

Wanneer betaal ik loonheffingen?

Uiterlijk op de betaaldatum die voor het aangiftetijdvak geldt.

Wat is loonheffingskorting?

Een korting op de ingehouden loonbelasting die normaal bij één inkomstenverhouding wordt toegepast.

Wie bepaalt of loonheffingskorting geldt?

De medewerker geeft dit aan; de werkgever legt de keuze vast.

Wat gebeurt er zonder BSN of juiste identificatie?

Dan kan het anoniementarief van toepassing zijn.

Welke gegevens heb ik nodig van een nieuwe medewerker?

Onder meer identificatie, BSN, contractgegevens, bankrekening en loonheffingsopgaaf.

Moet ik een cao toepassen?

Ja wanneer de cao algemeen verbindend is, je eraan gebonden bent of dit contractueel is afgesproken.

Hoeveel vakantiegeld betaal ik?

Minimaal het wettelijke percentage, tenzij een geldige uitzondering of gunstiger cao-afspraak geldt.

Hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker?

Minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar aan wettelijke vakantie-uren.

Hoe verwerk ik overuren?

Volgens contract en cao, inclusief het juiste tarief, tijd-voor-tijd of toeslag.

Kan ik reiskosten onbelast vergoeden?

Onder voorwaarden kan een gerichte vrijstelling gelden.

Kan ik een thuiswerkvergoeding geven?

Ja, binnen de actuele fiscale voorwaarden en met aandacht voor samenloop met woon-werkvergoeding.

Wat is de werkkostenregeling?

Het fiscale systeem voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers.

Wat is de vrije ruimte?

Een percentage van de fiscale loonsom waarbinnen aangewezen vergoedingen kunnen vallen.

Moet ik pensioen inhouden?

Wanneer een verplichte of overeengekomen pensioenregeling geldt.

Hoe verwerk ik ziekte?

Volgens wettelijke, contractuele en cao-afspraken over loondoorbetaling en uren.

Mag ik medische gegevens bewaren?

Niet in de loonadministratie; verwerk alleen noodzakelijke administratieve verzuimgegevens.

Hoe werkt zwangerschapsverlof?

De medewerker heeft recht op verlof en doorgaans een UWV-uitkering volgens de wettelijke regeling.

Hoe verwerk ik ouderschapsverlof?

Afhankelijk van betaald of onbetaald verlof, UWV-uitkering en contractuele afspraken.

Wanneer geldt bijtelling voor een auto van de zaak?

Wanneer de auto ook privé ter beschikking staat en niet overtuigend maximaal 500 privékilometers wordt gereden.

Hoe verwerk ik een fiets van de zaak?

Bij privégebruik kan een forfaitaire bijtelling gelden.

Is een telefoon van de zaak belast loon?

Onder het noodzakelijkheidscriterium kan deze gericht zijn vrijgesteld.

Wat is gebruikelijk loon voor een dga?

Het loon dat volgens wettelijke maatstaven passend is voor de werkzaamheden van de dga.

Kan een dga zichzelf geen loon betalen?

Niet zomaar. Een lager of nihil loon vraagt om een geldige onderbouwing.

Wat is de hoge en lage WW-premie?

Verschillende werkgeverspremies die onder meer afhangen van contractvorm en arbeidsomvang.

Hoe verwerk ik een oproepkracht?

Op basis van contract, daadwerkelijk gewerkte uren, minimumaanspraken en toepasselijke cao-regels.

Hoe corrigeer ik een fout in de loonaangifte?

Via een correctiebericht of correctie in een latere aangifte, afhankelijk van de situatie.

Moet ik een gecorrigeerde loonstrook sturen?

Ja wanneer de loonberekening van de medewerker verandert.

Wanneer geef ik een jaaropgave?

Na afloop van het kalenderjaar en zo nodig na relevante correcties.

Wat moet ik afrekenen bij uitdiensttreding?

Onder meer laatste loon, vakantiegeld, openstaand verlof en eventuele vergoedingen.

Wat is een loonjournaalpost?

De boeking waarmee lonen, werkgeverslasten, nettolonen en schulden in de financiële administratie komen.

Hoeveel kost een medewerker werkelijk?

Meer dan het brutoloon; neem werkgeverspremies, vakantiegeld, pensioen, verlof en overige kosten mee.

Hoe lang bewaar ik loonadministratie?

Veel basisgegevens zeven jaar, terwijl voor sommige werknemersgegevens specifieke termijnen gelden.

Kan Countivo mijn volledige loonadministratie verzorgen?

Ja, binnen de afgesproken dienstverlening en met tijdige aanlevering van personeelsmutaties.

Kan Countivo ook de loonaangifte doen?

Ja. De loonverwerking kan worden gekoppeld aan aangifte, betalingsoverzicht en boekhouding.

Kan ik loonadministratie volledig digitaal uitbesteden?

Ja. Gegevens en mutaties kunnen digitaal en gestructureerd worden aangeleverd.

Zijn softwarekosten inbegrepen?

Eventuele salarissoftware- of licentiekosten zijn niet standaard inbegrepen; dit wordt vooraf afgesproken.

Heb ik een eigen salarissoftwarelicentie nodig?

Niet altijd. Dit hangt af van de gekozen werkwijze en het gewenste inzicht.

Nog vragen?

Neem contact op en ontdek wat Countivo voor jouw onderneming kan betekenen.

WhatsAppSnel en persoonlijk E-mailgeoffrey@countivo.nl Bel direct06 19 28 63 28

Loonadministratie professioneel laten regelen?

Countivo helpt je met een overzichtelijke salarisadministratie, tijdige loonstroken, correcte loonaangiften en een goede aansluiting op de boekhouding. Zo houd jij grip op medewerkers, deadlines en totale loonkosten.

Plan gratis kennismaking via WhatsApp