Algemene voorwaarden Countivo Administratie

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Countivo: Countivo Administratie, gevestigd aan Maanplein 1Q, 2516 CK Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42083458.
2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en aan Countivo een opdracht verstrekt.
3. Overeenkomst: iedere afspraak tussen Countivo en Opdrachtgever over het uitvoeren van werkzaamheden.
4. Opdracht: de specifieke administratieve, fiscale, salarisgerelateerde of adviserende werkzaamheden die schriftelijk zijn overeengekomen.
5. Werkzaamheden: alle diensten en handelingen die Countivo in het kader van de Opdracht uitvoert.
6. Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail, digitaal klantportaal, WhatsApp of een andere overeengekomen elektronische communicatiemethode.

2. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, vervolgopdrachten en werkzaamheden van Countivo.
2. Afwijkingen gelden alleen wanneer Countivo en Opdrachtgever deze schriftelijk hebben afgesproken.
3. Voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Countivo deze schriftelijk heeft aanvaard.
4. Bij strijdigheid geldt eerst de individuele overeenkomst of opdrachtbevestiging, daarna een eventuele verwerkersovereenkomst en vervolgens deze algemene voorwaarden.
5. Als een bepaling nietig of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen geldig. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde doel bereikt.

3. Totstandkoming en wijziging van de overeenkomst

1. Een overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever een offerte of opdrachtbevestiging aanvaardt, Countivo de opdracht schriftelijk bevestigt of Countivo met instemming van Opdrachtgever met de werkzaamheden begint.
2. Offertes zijn vrijblijvend en gelden gedurende de in de offerte genoemde termijn. Staat geen termijn vermeld, dan vervalt de offerte 30 dagen na de offertedatum.
3. Mondelinge afspraken of toezeggingen zijn pas bindend nadat zij schriftelijk zijn bevestigd.
4. Wijzigingen in rechtsvorm, bedrijfsactiviteiten, personeel, administratie, aantallen mutaties of aangifteverplichtingen kunnen aanleiding zijn om de opdracht, planning of prijs aan te passen.

4. Uitvoering van de opdracht

1. Countivo voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uit, overeenkomstig de op dat moment geldende wet- en regelgeving en professionele standaarden die op de werkzaamheden van toepassing zijn.
2. Countivo heeft een inspanningsverplichting en garandeert geen specifiek financieel, fiscaal of commercieel resultaat.
3. Countivo mag de volgorde en werkwijze bepalen waarmee de werkzaamheden worden uitgevoerd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4. De opdracht omvat uitsluitend de werkzaamheden die schriftelijk zijn afgesproken. Werkzaamheden die niet zijn genoemd, vallen niet automatisch binnen een maandpakket of vaste prijs.
5. Advies is gebaseerd op de informatie en wetgeving die op het moment van adviseren bekend zijn. Countivo is niet verplicht om eerder verstrekt advies zelfstandig te actualiseren na een wijziging in wetgeving, beleid of omstandigheden, tenzij dit onderdeel is van de opdracht.
6. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, voert Countivo geen controle- of assurance-opdracht uit en wordt geen zekerheid verstrekt over de getrouwheid of volledigheid van door Opdrachtgever aangeleverde informatie.

5. Verplichtingen van Opdrachtgever

1. Opdrachtgever verstrekt alle informatie en documenten die Countivo redelijkerwijs nodig heeft tijdig, volledig, juist, leesbaar en in de afgesproken vorm.
2. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor:
   • de juistheid en volledigheid van aangeleverde gegevens;
   • een deugdelijke administratie en wettelijke bewaarplicht;
   • het tijdig betalen van belastingen, lonen en andere verplichtingen;
   • het melden van relevante wijzigingen in de onderneming;
   • het controleren van concepten, rapportages en aangiften;
   • de rechtmatigheid van persoonsgegevens die aan Countivo worden verstrekt.
3. Opdrachtgever informeert Countivo direct over wijzigingen die van belang kunnen zijn, zoals een adreswijziging, nieuwe bedrijfsactiviteiten, personeel, buitenlandse transacties, financieringen, een gewijzigde rechtsvorm, beëindiging van de onderneming of correspondentie van de Belastingdienst.
4. Wanneer informatie ontbreekt of twijfelachtig is, mag Countivo de werkzaamheden uitstellen en aanvullende uitleg of bewijsstukken vragen.
5. De gevolgen van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie komen voor rekening en risico van Opdrachtgever, voor zover Countivo die gevolgen niet had kunnen voorkomen met normale zorgvuldigheid.

6. Aangiften, goedkeuring en deadlines

1. Countivo kan alleen tijdige aangiften of werkzaamheden toezeggen wanneer Opdrachtgever alle benodigde informatie vóór de afgesproken aanleverdatum verstrekt en tijdig reageert op vragen.
2. De wettelijke uiterste datum is niet automatisch de aanleverdatum voor Opdrachtgever. Countivo kan per aangifte of periode een eerdere interne deadline vaststellen.
3. Conceptaangiften, jaarcijfers, loonberekeningen en andere stukken kunnen ter controle of goedkeuring aan Opdrachtgever worden voorgelegd. Opdrachtgever controleert deze zorgvuldig en meldt fouten of ontbrekende informatie direct.
4. Wanneer Opdrachtgever niet tijdig reageert, mag Countivo:
   • de indiening uitstellen;
   • uitstel aanvragen indien mogelijk;
   • de werkzaamheden uitvoeren op basis van de beschikbare informatie; of
   • de opdracht tijdelijk opschorten.
5. Countivo is niet aansprakelijk voor boetes, rente, naheffingen of andere gevolgen die ontstaan doordat Opdrachtgever informatie of goedkeuring niet tijdig of onjuist verstrekt.
6. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van bedragen aan de Belastingdienst en andere instanties, ook wanneer Countivo de aangifte heeft verzorgd.

7. Digitaal samenwerken, software en bankkoppelingen

1. Countivo mag voor de uitvoering van de opdracht gebruikmaken van boekhoudsoftware, scan- en herkenfunctionaliteit, bankkoppelingen, salarissoftware, aangifteprogramma’s en andere digitale systemen.
2. Opdrachtgever gebruikt toegangscodes, persoonlijke aanleveradressen en software uitsluitend voor de afgesproken werkzaamheden en houdt deze vertrouwelijk.
3. Wanneer Opdrachtgever een eigen softwarelicentie, ondernemersapp of aanvullende koppeling gebruikt, komen de kosten daarvan voor rekening van Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4. Countivo rekent geen aanvullende softwareopslag wanneer op de website of in de overeenkomst uitdrukkelijk staat dat een optionele licentie rechtstreeks voor rekening van Opdrachtgever komt.
5. Countivo is niet verantwoordelijk voor storingen, prijswijzigingen, beveiligingsincidenten of functiewijzigingen bij externe softwareleveranciers, tenzij de schade het directe gevolg is van een aan Countivo toerekenbare tekortkoming.
6. Opdrachtgever verleent alleen de noodzakelijke bank- of softwaretoegang en trekt deze na beëindiging van de samenwerking in wanneer dat nodig is.

8. Inschakelen van derden

1. Countivo mag voor onderdelen van de opdracht geschikte derden of softwareleveranciers inschakelen wanneer dit voor een goede uitvoering nodig of gebruikelijk is.
2. Wanneer een specialistische opdracht buiten de eigen dienstverlening valt, kan Countivo adviseren om een fiscalist, jurist, accountant, pensioenadviseur of andere deskundige in te schakelen.
3. Een overeenkomst tussen Opdrachtgever en een rechtstreeks gekozen externe deskundige valt buiten de verantwoordelijkheid van Countivo, tenzij Countivo uitdrukkelijk als contractspartij optreedt.
4. Countivo betracht zorgvuldigheid bij de selectie van derden, maar is niet aansprakelijk voor fouten van een derde die rechtstreeks door Opdrachtgever is gecontracteerd.

9. Tarieven, pakketten, mutaties en meerwerk

1. De overeengekomen prijs volgt uit de offerte, opdrachtbevestiging, tarievenpagina of andere schriftelijke afspraak. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. Een maandpakket geldt voor de daarin genoemde rechtsvorm, omvang, aantallen mutaties, medewerkers en werkzaamheden.
3. Onder een mutatie wordt een afzonderlijke financiële verwerking verstaan, zoals een verkoopfactuur, inkoopfactuur, banktransactie, kasboeking of correctie.
4. Overschrijding van het inbegrepen aantal mutaties, extra medewerkers, aanvullende aangiften, herstelwerk, advies, correspondentie met instanties en werkzaamheden buiten het pakket kunnen als meerwerk worden berekend.
5. Meerwerk wordt waar redelijk vooraf besproken. Wanneer direct handelen noodzakelijk is om een deadline of belang van Opdrachtgever te beschermen, mag Countivo redelijke noodzakelijke werkzaamheden uitvoeren en achteraf toelichten.
6. Countivo mag tarieven periodiek aanpassen. Bij een wezenlijke tussentijdse verhoging wordt Opdrachtgever vooraf geïnformeerd. Een wettelijke belastingwijziging of prijswijziging van een rechtstreeks doorbelaste externe dienst kan direct worden verwerkt.

10. Facturatie en betaling

1. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is afgesproken.
2. Opdrachtgever betaalt zonder opschorting, verrekening of korting, tenzij Countivo schriftelijk met verrekening heeft ingestemd.
3. Bij een betalingsachterstand is Opdrachtgever na het verstrijken van de betalingstermijn van rechtswege in verzuim. Countivo mag dan de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
4. Betalingen worden eerst toegerekend aan kosten en rente en daarna aan de oudste openstaande factuur.
5. Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen na factuurdatum gemotiveerd worden gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet automatisch op.
6. Wanneer meerdere opdrachtgevers gezamenlijk een opdracht geven, zijn zij hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

11. Opschorting van werkzaamheden

1. Countivo mag werkzaamheden opschorten wanneer Opdrachtgever:
   • niet tijdig betaalt;
   • benodigde informatie niet verstrekt;
   • geen noodzakelijke medewerking verleent;
   • onjuiste of misleidende informatie verstrekt;
   • handelt in strijd met wetgeving of redelijke integriteitseisen.
2. Countivo meldt een opschorting waar mogelijk vooraf en geeft aan wat nodig is om de werkzaamheden te hervatten.
3. Countivo is niet aansprakelijk voor gemiste termijnen of andere gevolgen die tijdens een gerechtvaardigde opschorting ontstaan.
4. De betalingsverplichtingen van Opdrachtgever blijven tijdens een opschorting bestaan.

12. Duur en beëindiging van de overeenkomst

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de in de opdrachtbevestiging genoemde duur. Staat geen duur vermeld, dan geldt de overeenkomst voor onbepaalde tijd.
2. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij anders afgesproken.
3. Een opdracht voor een specifiek resultaat of boekjaar eindigt nadat de afgesproken werkzaamheden zijn voltooid, tenzij sprake is van een doorlopende opdracht.
4. Countivo mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer:
   • Opdrachtgever ernstig of herhaald tekortschiet;
   • sprake is van een blijvende betalingsachterstand;
   • de vertrouwensrelatie ernstig is beschadigd;
   • Countivo wettelijk of professioneel niet verder mag werken;
   • er een onaanvaardbaar integriteits- of Wwft-risico bestaat;
   • Opdrachtgever failliet is, surseance aanvraagt of zijn onderneming beëindigt.
5. Reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en lopend meerwerk worden bij beëindiging afgerekend.

13. Overdracht en teruggave van het dossier

1. Na beëindiging werkt Countivo binnen redelijke grenzen mee aan een zorgvuldige overdracht aan Opdrachtgever of een opvolgend dienstverlener.
2. Opdrachtgever geeft duidelijk aan welke gegevens moeten worden overgedragen en aan wie.
3. Countivo mag redelijke kosten voor export, herstel, aanvullende toelichting, conversie of omvangrijke overdrachtswerkzaamheden in rekening brengen.
4. Interne aantekeningen, werkwijzen, controlemiddelen, sjablonen en stukken die uitsluitend voor de interne bedrijfsvoering van Countivo zijn gemaakt, hoeven niet te worden overgedragen.
5. Wettelijke bewaarplichten en privacyverplichtingen blijven na overdracht gelden. Countivo kan daarom kopieën behouden voor zover dit wettelijk of ter verdediging van rechten noodzakelijk is.

14. Geheimhouding en privacy

1. Countivo behandelt vertrouwelijke bedrijfs- en persoonsgegevens zorgvuldig en deelt deze niet met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de opdracht, wettelijk verplicht is of door Opdrachtgever is toegestaan.
2. Countivo mag informatie delen met ingeschakelde softwareleveranciers en deskundigen voor zover dat noodzakelijk is en passende afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming gelden.
3. De verwerking van persoonsgegevens wordt verder toegelicht in de privacyverklaring.
4. Wanneer Countivo bij bepaalde werkzaamheden als verwerker optreedt, kunnen partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten.
5. Opdrachtgever behandelt door Countivo verstrekte toegangscodes, interne documenten, prijsafspraken en niet-openbare informatie eveneens vertrouwelijk.

15. Cliëntenonderzoek en Wwft

1. Countivo kan wettelijk verplicht zijn om de identiteit van Opdrachtgever, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden vast te stellen en te verifiëren.
2. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie en documenten die Countivo voor het cliëntenonderzoek en een doorlopende risicobeoordeling nodig heeft.
3. Countivo mag een opdracht weigeren, opschorten of beëindigen wanneer het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond of wanneer een wettelijk of integriteitsrisico daartoe aanleiding geeft.
4. Countivo kan verplicht zijn een ongebruikelijke transactie te melden bij FIU-Nederland. Wanneer een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt, mag Countivo Opdrachtgever niet over die melding informeren.
5. Countivo is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het te goeder trouw naleven van wettelijke Wwft-verplichtingen.

16. Intellectuele eigendom en gebruik van stukken

1. Rechten op door Countivo ontwikkelde modellen, sjablonen, checklists, berekeningen, werkwijzen, teksten en andere materialen blijven bij Countivo of de oorspronkelijke rechthebbende.
2. Opdrachtgever mag ontvangen stukken gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
3. Zonder schriftelijke toestemming mogen stukken niet worden gepubliceerd, commercieel hergebruikt of aan derden worden verstrekt voor een ander doel, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de normale bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting.
4. Rapportages en berekeningen zijn opgesteld voor de specifieke situatie van Opdrachtgever. Derden mogen daar niet zonder eigen beoordeling op vertrouwen.

17. Aansprakelijkheid

1. Countivo is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming bij de uitvoering van de opdracht.
2. Countivo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van opdrachten, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
3. Countivo is niet aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door:
   • onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie;
   • handelingen of beslissingen van Opdrachtgever of derden;
   • wijzigingen in wetgeving, beleid of rechtspraak na het adviesmoment;
   • storingen of tekortkomingen bij externe software- en communicatiediensten;
   • het niet tijdig betalen van belastingen of andere verplichtingen door Opdrachtgever.
4. De totale aansprakelijkheid van Countivo is beperkt tot het bedrag dat een toepasselijke beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor de betreffende gebeurtenis uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.
5. Als om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende opdracht aan Countivo heeft betaald, met een maximum van € 5.000.
6. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Countivo.
7. Opdrachtgever meldt een mogelijke schade zo snel mogelijk en geeft Countivo een redelijke gelegenheid om de gevolgen te beperken of te herstellen.
8. Iedere aanspraak vervalt uiterlijk 12 maanden nadat Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Countivo, tenzij dwingend recht een langere termijn voorschrijft.

18. Overmacht

1. Countivo is niet verplicht tot nakoming zolang uitvoering wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs niet voor rekening van Countivo komt.
2. Onder overmacht vallen onder meer langdurige stroom- of internetstoringen, cyberincidenten, uitval van essentiële softwareleveranciers, overheidsmaatregelen, brand, ernstige ziekte, oorlog, terrorisme, epidemieën en andere niet redelijk beheersbare omstandigheden.
3. Countivo informeert Opdrachtgever zo snel als redelijk mogelijk en probeert de gevolgen te beperken.
4. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel van de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Reeds uitgevoerde werkzaamheden blijven verschuldigd.

19. Klachten

1. Een klacht over werkzaamheden wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk en gemotiveerd aan Countivo gemeld.
2. De klacht bevat voldoende informatie om deze te onderzoeken, waaronder de betreffende periode, het document en de gewenste oplossing.
3. Countivo krijgt een redelijke gelegenheid om een fout te onderzoeken en, waar mogelijk, te herstellen.
4. Een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op.

20. Wijziging van de algemene voorwaarden

1. Countivo mag deze algemene voorwaarden aanpassen wanneer wetgeving, dienstverlening of bedrijfsvoering daartoe aanleiding geeft.
2. De gewijzigde voorwaarden worden vooraf beschikbaar gesteld en gelden voor nieuwe opdrachten en, na kennisgeving, voor lopende overeenkomsten.
3. Wanneer een wijziging de positie van Opdrachtgever wezenlijk verslechtert, kan Opdrachtgever de doorlopende overeenkomst vóór de ingangsdatum van de wijziging opzeggen, tenzij de wijziging rechtstreeks uit wetgeving voortvloeit.

21. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten en rechtsverhoudingen met Countivo is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen.
3. Als overleg niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.